6 GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

1. Chuẩn bị: trong giai đoạn này, trước tiên các bên đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình dựa trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và những gì mình thực sự cần. Sau đó, các bên đàm phán sẽ thu thập thông tin cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm phán. Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình làm việc, chuẩn bị kỹ năng đàm phán, chuẩn bị tài liệu.

• Xác định mục tiêu đàm phán từ nhu cầu và phạm vị các mong muốn: Tối thiểu, lý tưởng, tối đa; Thiết yếu, quan trọng, có thì tốt.
• Tìm hiểu thông tin về giá cả, nhà cung cấp, người mua, cung và cầu, những yêu cầu của mình có khả thi không, những nhà cung cấp hoặc đối tác nào có thể đáp ứng yêu cầu này, có bao nhiêu phương án khác nhau thỏa mãn được nhu cầu này
• Xác định phương án thay thế tốt nhất: đó là giải pháp thỏa mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó: bằng cách: 1. Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt. 2. Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và biến chúng thành hiện thực. 3. Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất dựa trên những tiêu chí đánh giá
• Tìm hiểu đối tác đàm phán: mục tiêu đàm phán của họ (căn cứ vào tình hình kinh doanh của đối tác, các mối quan hệ của đối tác, tình hình tài chính), phương án thay thế tốt nhất của họ nếu kô đạt được thỏa thuận; các thành viên tham gia đàm phán của họ, kinh nghiệm đàm phán của họ; họ biết những gì về chúng ta
• Xác định các chiến thuật đàm phán sẽ sử dụng:

2. Trao đổi thông tin: trong giai đoạn này, các bên đàm phán trao đổi thông tin liên quan đến tình huống đàm phán, xây dựng sự hiểu biết lẫn nhau, tham dò xem đối tác quan tâm đến điều gì và dự đoán kết quả đàm phán. Giải đoạn này đòi hỏi những người đàm phán phải có kỹ năng lắng nghe và quan sát đối tác tốt. Trong giai đoạn này, những người đàm phán cũng cần suy nghĩ một cách linh hoạt.
3. Đưa ra đề nghị: đây là giai đoạn mà các bên đàm phán đưa ra đề nghị để tham dò phản ứng của đối tác. Những người đàm phán sẽ đặt câu hỏi để làm rõ đề nghị của đối tác, tóm tắt những thông tin đã nhận được và đáp lại bằng một đề nghị phù hợp với nhu cầu của đối tác. Giai đoạn này có vai trò tạo bối cảnh cho việc thương lượng diễn ra sau đó.
4. Thương lượng: các bên xem xét lý lẽ và kết quả mà đối tác mong muốn trong tương quan với kết quả mà mình mong muốn. Giai đoạn này cũng diễn ra việc trao đổi lợi ích, một bên đề nghị bên kia đáp ứng nhu cầu của mình và đổi lại họ sẽ đáp ứng nhu cầu của các bên kia – “Nếu ông … chúng tôi sẽ … và chúng ta sẽ đạt được thỏa thuận.”

• Xác định rõ các VÙNG THƯƠNG LƯỢNG: giã cả, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán.
• Sử dụng các chiến thuật thương lượng.

5. Kết thúc: trong giai đoạn thương lượng, các bên đã thống nhất được với nhau về những vấn đề chính, trong giai đoạn này các bên sẽ tổng kết lại toàn bộ những kết quả đạt được và tìm cách giải quyết một số vướng mắc còn lại. Sau đó, một bên đàm phán sẽ đưa ra đề nghị cuối cùng. Nếu đề nghị cuối cùng được chấp nhập, các bên tiến hành ký kết hợp đồng. Ngược lại, cuộc đàm phán kết thúc mà không đạt được thỏa thuận nào. 
6. Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc:

• Tóm tắt lập trường của đối tác.
• Tóm tắt lập trường của bạn.
• Thông báo “chúng ta đang rơi vào bế tắc”
• Tách bạch giữa cảm xúc và thực tế.
• Tách bạch con người và vấn đề.
• Đổi tiền để lấy được những thứ khác.
• Thay đổi người đàm phán.
• Ngưng đàm phán trên cơ sở những gì đã thống nhất được và đề nghị sẽ thảo luận sau.
• Sử dụng phương án thay thế tốt nhất.
• Bổ sung những phương án thay thế - ngay tại chỗ hoặc sau đó. 

Trích: Đàm Phán Trong Kinh Doanh - Cạnh Tranh Hay Hợp Tác? - Bộ Sách Tăng Hiệu Quả Làm Việc Cá Nhân - Business Edge - Học Để Thành Công|Học Để Làm Giàu - Nhà Xuất Bản Trẻ