QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Những nguyên nhân khiến các cuộc họp kém hiệu quả: Người dự họp không được thông báo trước; Cuộc họp không có chương trình làm việc cụ thể; Không đúng người đúng việc; Không có ai điều khiển; Thành viên không nêu ý kiến do chịu các áp lực ngầm về quan hệ; Chẳng có ý kiến đóng góp nào có giá trì vì những người dự họp mải đọc tài liệu.

1. VIỆC CHUẨN BỊ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC CUỘC HỌP:

-          Mục đích của cuộc họp là gì? Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì? Cuộc họp cần đi đến được kết quả gì? Viết tất cả ra giấy làm cơ sở dữ liệu để điều hành cuộc họp.

-          Ai sẽ tham dự? Lập danh sách những người tham dự. Gồm: những người có đủ kiến thức liên quan đến các nội dung trình bày trong cuộc họp để có những đóng góp hữu hiệu; những người có thẩm quyền ra quyết định; những người có trách nhiệm thực hiện các công việc do cuộc họp đề ra; những người sẽ bị ảnh hưởng bởi các quyết định của buổi họp hay đại diện của họ; những người sẽ cần các thông tin được trình bày trong buổi họp để có thể làm việc hiệu quả hơn.

-          Nên tổ chức cuộc họp khi nào và ở đâu? Căn cứ vào danh sách người dự họp để quyết định cuộc họp sẽ phải tiến hành khi nào, bao lâu, ở đâu.

-          Lên chương trình cuộc họp: Lập bản mô tả trình tự và những nội dung chính sẽ được thảo luận, khung thời gian cho mỗi vấn đề, người chịu trách nhiệm trình về vấn đề đó.

-          Thông báo mới họp như thế nào? Sau khi đã thực hiện những bước trên. Người tổ chức cuộc họp tùy tình hình thực tế mà dùng: Thư mời, Bảng Thông Báo, Email, Điện Thoại hoặc Thông Báo Trực Tiếp. Gửi kèm hướng dẫn về việc chuẩn bị trước cuộc họp. Nếu cuộc họp có dùng một số cơ sở dữ liệu thì người tổ chức cũng phải gửi trước cho các thành viên tham dự và yêu cầu họ nghiên cứu, chuẩn bị kỹ trước cho cuộc họp. Hết sức tránh trường hợp các thành viên tham gia khi đến họp mới bắt đầu đọc tài liệu, sẽ kô tập trung được vào cuộc họp.

2. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI CHỦ TỌA: Người chủ tọa đóng vai trò kiểm soát và điều khiển cuộc họp để đạt được mục đích của nó:

-          Bảo đảm cuộc họp diễn ra theo đúng các thủ tục.

-          Bảo đảm cuộc họp đề cập đầy đủ các chủ đề trong chương trình cuộc họp trong khoảng thời gian đã ấn định.

-          Tạo cơ hội cho mọi người trình bày những ý kiến hữu ích, không nên để người nào nói quá dông dài hoặc lấn át người khác.

-          Hướng các ý kiến thảo luận vào trọng tâm của cuộc họp.

-          Giúp cho cuộc họp giải quyết các vấn đề và ra quyết định một cách hiệu quả, bằng cách sử dụng những công cụ và kỹ thuật thích hợp.

-          Cung cấp cho cuộc họp những thông tin hữu ích mà chỉ ở cấp của mình mới nắm được.

-          Đảm bảo các quyết định đạt được bằng những hình thức như đã thỏa thuận (bỏ phiếu, nhất trí chung …) và được hiểu thấu đáo.

-          Đoán biết trước các khả năng bất đồng hay xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận, tranh cãi, sử dụng các kỹ thuật để loại bỏ xung đột và đóng vai trò trọng tài hòa giải nếu cần.

-          Có tiếng nói quyết định trong một số trường hợp cần thiết

-          Xử Lý Các Tình Huống Trong Cuộc Họp:

+ Tiên đoán những câu hỏi hoặc các tranh cãi có thể xảy ra.

+ Lắng nghe cẩn thận.

+ Trả lời những câu hỏi phức tạp.

+ Trả lời những câu hỏi vòng vo: “Chính xác là anh hỏi gì?” hay “Tại sao anh lại hỏi như vậy?”

+ Trả lời những câu hỏi mang tính thánh đố: Bình Tĩnh + Lắng Nghe + Làm Chủ Cảm Xúc.

+ Lưu ý những người tham dự về thời gian.

+ Kiểm soát: hạn chế người muốn áp đảo, tạo điều kiện cho người rụt rè.

+ Ứng phó với các quan điểm cá nhân.

+ Xử lý các tin đồn.

+ Thông báo những tin xấu. Bắt đầu và kết thúc với tin tốt, tin xấu hãy báo giữa cuộc họp.

+ Ứng phó với những người tham dự hay ngắt lời. Gây phá vỡ mạch cuộc họp.

+ Ứng phó với những người tham dự có thái độ chống đối: Ghi lại câu hỏi của họ, tìm câu trả lời từ những người có thẩm quyền.

3. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THAM DỰ: Phải:; Lắng nghe người khác trong cuộc họp; Phát biểu ý kiến trong cuộc họp.

- Chuẩn bị trước khi đến cuộc họp.

- Lắng nghe người khác trong cuộc họp một cách tích cực: đó là việc tập trung hoàn toàn vào những gì đang được trình bày để thấy được những gì người nói đang nghĩ, cảm nhận được những gì họ cảm nhận; tránh các thái độ: Phớt lờ; giả vờ nghe; nghe chọn lọc

- Đóng góp, phát biểu ý kiến: Gồm: giới thiệu hay đề xuất một trong những nội dung cuộc họp; thảo luận, giải thích và bảo vệ quan điểm của bạn; đặt câu hỏi; trả lời câu hỏi với người khác.

CÁC YẾU TỐ LÀM NÊN MỘT Ý KIẾN CÓ CHẤT LƯỢNG
CÁC YẾU TỐ VỀ CẤU TRÚC	Phần đầu	Nêu tóm tắt những ý chính cùng lý do trình bày
	Phần giữa	Giải thích chi tiết các ý tưởng của mình
	Phần cuối	Tổng kết các ý
	Ba phần này phải kết nối hợp lý với nhau nhờ đó toàn bộ ý kiến sẽ trở nên chắt chẽ
CÁC YẾU TỐ VỀ NỘI DUNG	Phải phù hợp	Tập trung vào chủ đề và xác định mục tiêu của chính bạn
	Phải khách quan	Hỗ trợ ý tưởng của bạn bằng thông tin, các tham khảo, các tính huống cụ thể, con số, dữ kiện …
	Phải ngắn gọn	Giữ ngắn gọn, tránh lạc đề
CÁC YẾU TỐ VỀ CÁCH TRÌNH BÀY	Phong thái	Hãy điềm tĩnh, hợp lý và nhã nhặn nhưng quả quyết - điều này giúp người nghe dễ chấp nhận ý kiến của bạn
	Ngôn ngữ	Sử dụng ngôn từ đơn giản và dễ hiểu, thẳng thắn - điều này sẽ giúp thông điệp dễ tiếp thu
	Giọng nói	Nói rõ, đủ to để mọi người đều nghe - điều này cũng giúp tạo ra sự tin tưởng ở người nghe vào những gì bạn phát biểu
	Phương tiện hỗ trợ	Sử dụng bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh để hỗ trợ
	Ngôn ngữ cử chỉ	Hãy tiếp xúc bằng mắt với những người tham dự - tránh những cử chỉ điệu bộ gây mất tập trung

4. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI GHI BIÊN BẢN: Hệ thống và ghi lại chương trình cuộc họp đồng thời ghi lại những ý kiến, những quyết định hay những hành động đã được thông qua trọng cuộc họp. Phải nhớ:

-          Biên bản cuộc họp là công cụ tối cần thiết để giúp theo dõi việc thực hiện các công việc do cuộc họp đề xuất.

-          Phải ghi những nội dung chính xác, khách quan.

-          Không chen vào biên bản các chính kiến, quan điểm của người ghi biên bản.

-          Ghi rõ thời gian địa điểm, nội dung cuộc họp.

-          Nên đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp cho mọi người cùng nghe trước khi kết thúc cuộc họp.

-          Phải gửi bản sao biên bản cuộc họp cho các thành viên dự họp và những người liên quan trong thời gian sớm nhất.

Những điều quan trọng cần phải có trong biên bản cuộc họp:

-          Những người tham dự cuộc họp.

-          Các nội dung đã được thảo luận.

-          Những quyết định đã được đưa ra.

-          Những công việc phải thực hiện: phải làm gì, khi nào và ai sẽ làm.

Trích: Hội Họp Và Thuyết Trình - Làm Thế Nào Để Đạt Kết Quả Mong Muốn? - Bộ Sách Tăng Hiệu Quả Làm Việc Cá Nhân - Business Edge - Học Để Thành Công|Học Để Làm Giàu - Nhà Xuất Bản Trẻ