10 điều cần chú ý khi gửi Email

1. Chỉ gửi email tới người nhận khi có sự đồng ý của họ.

Hãy chắc chắn là email của bạn có chứa nội dung "Xác nhận đăng ký" (Opt-in), và "Dỡ bỏ đăng ký" (Opt-out). Nếu không, bạn đã vi phạm pháp luật đấy! Tìm hiểu thêm luật chống thư rác.

2. Chỉ nên gửi nội dung liên quan đến lĩnh vực người nhận đã yêu cầu.

Việc bạn gửi email giới thiệu "Sản phẩm chống ăn mòn kim loại" tới một cô học sinh thì "có vẻ" như không được hiệu quả lắm.

3. Xem xét viêc gửi theo định kỳ, hàng tuần, hàng tháng.

Người nhận sẽ nhanh chóng quên mất bạn là ai nếu bạn không thường xuyên để lại ấn tượng với họ. Hãy gửi một thông điệp thường xuyên tới họ (tất nhiên không nên quá thường xuyên đến mức có thể làm phiền).

4. Hãy đặt tên người gửi đến là tên công ty bạn hoặc một người trong công ty bạn.

Vì thời điểm người nhận quyết định gửi email, một trong những yếu tố quan trọng nhất khi họ quyết định là tên người gửi quen thuộc với họ.

5. Hãy gửi email dưới cả 2 dạng

HTML (có cả ảnh, liên kết giống như trang web) và Text (chỉ có chữ), vì có người sẽ chỉ nhận được nội dung Text. Nếu bạn chỉ gửi HTML thì khoảng 5% số người sẽ không nhìn thấy nội dung.

6. Thời gian tốt nhất để gửi email giao dịch kinh doanh

Là từ thứ 3 đến thứ 6. Sau 9h30 hoặc 1h30 chiều. Tốt nhất là tránh gửi email sau 16h30 và cuối tuần. Tại thời điểm này mọi người dường như đã mệt mỏi, chẳng còn hơi sức đâu mà giao dịch, trao đổi nữa.

7. Thời gian tốt nhất để gửi email đến khách hàng/khách hàng tiềm năng

Là khoảng 17h đến 20h từ thứ 3 đến thứ 6. Giữa buổi sáng thứ 7 và sáng chủ nhật. Khách hàng khi đó có nhiều thời gian rảnh rỗi, và có thể sẽ đọc kỹ email giới thiệu của bạn.

8. Không nên đặt nhiều dấu chấm than trong tiêu đề hay nội dung của bạn.

Việc này sẽ gây chú ý của bộ lọc thư rác.

9. Hãy xây dựng danh sách liên hệ của bạn hàng ngày.

Tạo các form đăng ký trên website của bạn, tích hợp các ô đăng ký nhận bản tin trên blog của bạn,... Tìm hiểu thêm về cách xây dựng danh sách Email.

10. Hãy cá nhân hóa Email của bạn.

Thay vì "Xin chào", thì "Xin chào Nam" sẽ hiệu quả hơn, các nội dung trong email cũng nên được cá nhân hóa. Và điều này có thể làm một cách tự động.