LÃNH ĐẠO NHÓM QUA 4 GIAI ĐOẠN

ba, tháng sáu 05, 2012  Ngô Chí Nguyện  

1. Hình thành: ở giai đoạn này người lãnh đạo phải thực hiện vai trò lãnh đạo của mình thật tốt, xây dựng được lòng tin, sự tín nhiệm, định ra các chuẩn mực, xác định các mục tiêu và hướng dẫn thực hiện. Các công việc cần làm:

-          Lựa chọn thành viên: dựa trên 3 yếu tố: 1. Kỹ năng chuyên môn; 2. Kỹ năng làm việc nhóm(chia sẽ, phối hợp, hỗ trợ, tin tưởng và đoàn kết, trao đổi thông tin) ; 3. Những phẩm chất cá nhân( chịu đc áp lực, linh hoạt và chủ động, tự tin, chính trực, sáng tạo, biết rõ bản thân mình).

-          Xác lập và phổ biến mục đích và mục tiêu:  trả lời câu hỏi: nhóm của bạn đang cố gắng để đạt được điều gì?, khi đã xác định được mục đích và mục tiêu chung thì tiếp theo  là phổ biến đến tất cả mọi người, nhắc nhở cho cả nhóm theo định kỳ để bám sát. Tiếp đến là định ra mục tiêu công việc riêng cho mỗi cá nhân. Mục tiêu công việc phải tuân theo tiêu chí SMART: Cụ thể (Specific); Có thể đo lường được (Measurable); Được nhất trí (Agreed); Khả thi (Realistic); Có thời hạn xác định (Time constrained)

-          Thiết lập các kênh truyền đạt thông tin hiệu quả: vượt qua rào cản tâm lý, thói quen giao tiếp, xây dựng nhiều công cụ hữu hiệu để trao đổi thông tin nhanh chóng, hiệu quả.

-          Khuyến khích sự tham gia của các thành viên: đoàn kết là sức mạnh, hãy tạo điều kiện để tất cả mọi người cùng nhau: lập kế hoạch; tổ chức công việc; đánh giá công việc. Cụ thể: tham khảo ý kiến của các thành viên; tham khảo kiến thức chuyên môn và những góp ý từ thành viên; cho phép họ tham gia vào quá trình ra quyết định.

-          Khuyến khích xây dựng nét đặc trưng của nhóm: chúng ta thật khác biệt vì những đặc trưng riêng, và đặc biệt là vì hiệu quả công việc, sự đoàn kết của nhóm.

2. Hỗn loạn: đây là giai đoạn tìm hiểu, giúp nhóm hình thành những nét đặc trưng của mình, đồng thời là giai đoạn bùng nổ những mâu thuẫn giữa các thành viên nhóm. Mâu thuẫn chủ yếu do một số thành viên cảm thấy bất ổn khi họ cố gắng “khẳng định mình” khi họ muốn:

-          Xác định vị trí của họ trong nhóm.

-          Gây dựng quan hệ với thành viên nhóm

-          Học hỏi cách ứng xử.

-          Biết phạm vi và mức độ phức tạp của công việc.

-          Nhận được những thông tin và các nguồn lực cần có.

-          Tìm ra cách thức tốt nhất để thực hiện công việc.

-          Tạo dựng mối quan hệ với người lãnh đạo.

Thể hiện của mâu thuẫn là sự bất đồng ý kiến, tranh cãi thậm chí là thù nghịch, công kích cá nhân, phe phái. Cách ứng phó:

-          Nêu gương bằng cách chứng tỏ bạn có đủ tự tin, quan điểm rõ ràng, và quyết tâm vì sự thành công của nhóm.

-          Làm sáng tỏ mọi vấn đề nếu có thể.

-          Khuyến khích tranh luận một cách thẳng thắn và cởi mở tất cả những vấn đề gây chia rẻ nội bộ, ngăn chặn việc bắt nạt hay đe dọa nhưng cũng công khai mọi điều tranh cãi.

-          Cần tóm lại những vấn đề gây tranh cãi sau khi đã thảo luận xong và để cả nhóm quyết định.

-          Nhấn mạnh đến tầm quan trọng của công việc và cùng nhau làm việc để hoàn thành công việc.

-          Hướng những mâu thuẫn vào công việc, thay vì vào tính cách của mỗi cá nhân.

-          Tránh để xảy ra tình trạng thắng/thua

-          Hướng dẫn và hỗ trợ những cá nhân vốn cần thời gian để giảm bớt căng thẳng do mâu thuẫn.

3. Định hình: mọi người bắt đầu làm việc với nhau, cự xử như một nhóm làm việc chung, các thành viên đã tin tưởng vào nhóm và mỗi người đều đóng góp công sức cho nhóm. Trong giai đoạn này, người lãnh đạo cần phải ra soát lại các quy tắc của nhóm, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế những quy tắc chưa, kô phù hợp từ đó xác lập một hệ thống quy tắc, chuẩn mực đúng đắn. Tiếp đến là việc xây dựng kế hoạch cho nhóm nhằm đạt được các mục tiêu, kế hoạch này cần phải:

-          Phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu đã xác lập và nhất quán với mục tiêu.

-          Được thảo luận với tất cả mọi thành viên trong nhóm, có chú ý đến khả năng và nhu cầu phát triển của mỗi cá nhân.

-          Thực tế và khả thi trong khuôn khổ do doanh nghiệp qui định hay bị chi phối bổi môi trường bên ngoài như pháp luật.

-          Được phổ biến thật chi tiết cho các thành viên trong nhóm, ở một mức độ và cấp độ phù hợp với từng cá nhân.

-          Được cập nhật thường kỳ, bởi kế hoạch cần phải thích ứng với những biến đổi có thể xảy ra, và cả với những tình huống bất ngờ.

4. Hoạt động: là khoảng thời gian mà nhóm bắt đầu hoạt động hiệu quả. Lúc này người lãnh đạo phải chú trọng vào các công việc:

-          Quản lý năng suất làm việc và chất lượng công việc, đảm bảo đạt mục tiêu đề ra.

-          Đảm bảo duy trì cách thức thực hiện công việc.

-          Tìm kiếm những thử thách và mục tiêu mới, qua đó cải thiện cách thức thực hiện công việc vì: một nhóm không liên tục phát triển thì sẽ lâm vào tình trạng đình trệ.

-          Chọn ra cá nhân xuất sắc nhất trong nhóm; đặt ra những mục tiêu tham vọng nhưng khả thi; khích lệ sự nỗ lực và ngăn chặn sự tự mãn.

5. Những việc khác phải thực hiện:

-          Cho ý kiến phản hồi: các thành viên trong nhóm cần ý kiến phản hồi về việc họ thực hiện công việc thế nào. Bạn phải bảo đảm rằng các thành viên trong nhóm đều nhận được ý kiến phản hồi. Họ cần những ý kiến:

+ Công nhận những thành quả mà họ đạt được.

+ Phê bình cách thức làm việc một cách thẳng thắn, có tính chất xây dựng.

+ Cung cấp những thông tin mà họ có thể sử dụng để cải tiến việc thực hiện công việc trong thời gian tới.

+ Khích lệ họ đạt được những thành quả tốt hơn.

+ Ngoài ra, những thông tin làm rõ được: công việc của nhóm, cá nhân nhóm có ảnh hưởng tới ai và như thế nào sẽ có tác động tích cực đến tinh thần làm việc.

-          Phối hợp với các nhóm khác: thiết lập và duy trì các mối quan hệ và sự trao đổi thông tin một cách hiệu quả với các nhóm, phòng ban khác nhằm hỗ trợ, giúp đỡ nhau đạt được mục đích, mục tiêu của công ty.

Trích: Thuật Lãnh Đạo Nhóm - Dẫn Dắt Nhóm Đến Thành Công - Bộ Sách Tăng Hiệu Quả Làm Việc Cá Nhân - Business Edge - Học Để Thành Công|Học Để Làm Giàu - Nhà Xuất Bản Trẻ