LÝ THUYẾT TẠO ĐỘNG LỰC

1. Thuyết hai yếu tố của Herzberg:

1. Các yếu tố tạo động lực làm việc: liên quan đến bản thân công việc hay nội dung công việc:

• Thành đạt: sự thỏa mãn của bạn thân khi hoàn thành một công việc, giải quyết các vấn đề và nhìn thấy những thành quả từ nỗ lực của mình.
• Sự công nhận: sự ghi nhận việc hoàn thành tốt công việc. Điều này có thể được tạo ra từ bản thân từng cá nhân hoặc từ sự đánh giá của mọi người.
• Bản thân công việc: Những ảnh hưởng tích cực từ công việc lên mỗi người. Chẳng hạn, một công việc có thể thú vị, đa dạng, sáng tạo và thách thức.
• Trách nhiệm: mức độ ảnh hưởng của một người đối với công việc. Mức độ kiểm soát của một người đối với công việc có thể bị ảnh hưởng phần nào bởi quyền hạn và trách nhiệm đi kèm với nó.
• Cơ hội phát triển: là những cơ hội thăng tiến trong doanh nghiệp. Cơ hội phát triển cũng xuất hiện nếu trong công việc hàng ngày người ta có quyền quyết định nhiều hơn để thực thi các sáng kiến.

2. Các yếu tố duy trì: là những yếu tố có tác dụng gây ra sự bất mãn nhưng không làm tăng động lực làm việc khi các yếu tố này nằm ở trạng thái tiêu cực. là về môi trường mà trong đó công việc được thực hiện, môi trường làm việc.

• Điều kiện làm việc: tồi tệ - bình thường – tốt – khá tốt.
• Chính sách và quy định của doanh nghiệp: toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp được quản lý như thế nào? Phù hợp hay mâu thuẫn với mục đích hoạt động của các bộ phận.
• Sự giám sát: năng lực chuyên môn, khả năng giao tiếp xã hội và sự cởi mở của nhà quản lý thế nào? Nhà quản lý dùng loại quyền lực nào để tạo động lực làm việc: Quyền lực có được do địa vị, quyền lực do năng lực bản thân, quyền lực của nhân cách, quyền lực từ khả năng thuyết phục?
• Những mối quan hệ giữa cá nhân với cá nhân: quan hệ giữa các nhân viên có tốt không? Ghen gét, cục bộ, ganh đua hay hợp tác, hỗ trợ, chia sẻ?
• Tiền lương: Chính sách lương thưởng có thỏa đáng hay chưa, có phù hợp chưa, có kịp thời chưa, có công bằng chưa?
• Địa vị: chức danh gắn với năng lực đã chính xác hay chưa?
• Công việc ổn định: sự cảm nhận về mức độ quan trọng của công việc mà bạn đang có?

2. Tạo ra một môi trường làm việc hợp lý: môi trường làm việc của một doanh nghiệp được xác định bởi các chính sách quản lý và thái độ của mỗi nhân viên. Người lãnh đạo luôn có ảnh hưởng nhất định đối với môi trường làm việc của nhóm hoặc bộ phận mà họ trực tiếp phụ trách. Nếu bạn thực hiện một phong cách cởi mở và chia sẻ trong công việc thì hầu như chắc chắn những người khác cũng sẽ làm như vậy. Tuy nhiên, đừng mong đợi sự thay đổi kỳ diệu sẽ diễn ra ngay tức khắc!
3. Khen thưởng cho nhân viên nếu họ xứng đáng.

Người lãnh đạo nào cũng có thể khen thưởng cho nhân viên của mình bằng cách:

• Tỏ ra rộng rãi trong việc khen ngợi những thành tích của nhân viên.
• Cám ơn những nỗ lực và đóng góp cá nhân
• Cung cấp thông tin phản hồi thông qua những góp ý mang tính xây dựng:
• Ghi nhận các nhu cầu và đóng góp của mỗi cá nhân trong nỗ lực chung, không đối xử với mọi người như thể tất cả họ đều giống nhau.
• Cố gắng cải thiện các mối quan hệ xã hội, chẳng hạn như bố trí nơi làm việc sao cho việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trở nên dễ dàng hơn.
• Ghi nhận những nỗ lực đặc biệt
• Trao trách nhiệm cho nhân viên khi họ đủ khả năng và mong muốn được đảm nhiệm.
• Bạn có thể khen thưởng nhân viên bằng nhiều cách khác nhau. Phần thưởng có thể chỉ đơn giản là một bữa liên hoan nhưng cũng có thể là một đề bạt thăng chức.
• Nâng cao giá trị thực của công việc: chúng ta biết rằng “tầm quan trọng của công việc” là một yếu tố quan trọng tạo ra động lực làm việc cao. Một trong các chức năng của người lãnh đạo là chỉ cho nhân viên thấy được giá trị hiện hữu của công việc họ đang làm cũng như kết quả công việc của họ sẽ ảnh hưởng đến những người khác như thế nào.
• Cập nhật thông tin cho nhân viên: nhân viên thường thích được tham gia một cách toàn diện vào các hoạt động của doanh nghiệp; và họ rất quan tâm tới những sự việc hay báo cáo liên quan đến công việc của họ. Với vai trò trưởng nhóm, bạn có thể giúp họ nắm bắt được những bước phát triển của doanh nghiệp.
• Phân công công việc một cách công bằng: một yếu tố có thểm làm giảm động lực làm việc của nhân viên là sự không công bằng trong phân công công việc: “Cô ấy làm tất cả những việc dễ còn tôi thì phải đương đầu với những công việc kinh khủng nhất”. Chẳng có gì ngạc nhiên với những phản ứng như vậy. Như đã nói trên, địa vị là một yếu tố duy trì(yếu tố ngược với yếu tố tăng động lực làm việc); cảm nhận về sự không công bằng trong phân công công việc thường được hiểu như là sự phân biết về vị trí giữa người này với người khác.
• Làm cho công việc trở nên vui nhộn: có thể bạn không đồng ý với đề nghị này. Đa số mọi người đều cho rằng công việc là quan trọng và phải làm một cách nghiêm túc. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn không thể thư giãn, vui vẻ với vài mẩu chuyện hài hước. Nếu bạn làm cho công việc trở nên vui nhộn, bạn sẽ khích lệ nhân viên của bạn rất nhiều.
• Quan tâm đến điều kiện làm việc của mọi người: trong số chúng ta rất ít người có may mắn được làm việc trong một môi trường lý tưởng, môi trường mà tất cả những gì chúng ta cần đều có sẵn. Có thể bạn không có khả năng đem đến cho nhân viên những điều kiệm làm việc như bạn muốn. Nhóm của bạn có thể bao gồm một hoặc một số dạng nhân viên, chẳng hạn như: nhân viên hợp đồng ngắn hạn, nhân viên làm bán thời gian, nhân viên tạm thời. Nhân viên tạm thời và nhân viên làm bán thời gian có thể cảm thấy họ không phải là một phần của nhóm, và người ta thường nghĩ rằng ngoài chuyện tiền lương thì không cần phải tạo động lực làm việc nào cho họ nữa. Nếu bạn dành một chút thời gian để cung cấp cho họ những thông tin cơ bản và cho họ thấy bạn coi trọng sự đóng góp của họ, bạn sẽ ngạc nhiên vì họ trở nên nhiệt tình hơn.
• Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên: đối với nhiều nhân viên, yếu tố hấp dẫn chính của công việc là cơ hội phát triển và học hỏi. Điều này đặc biệt đúng với những người trẻ tuổi và khi mức lương rất thấp (hoặc làm không lương). Bạn có thể: Tìm kiếm những cơ hội ở  trong nhóm hoặc ở các bộ phận khác trong doanh nghiệp phù hợp với nhân viên; Cung cấp thông tin và huấn luyện nhân viên để họ có thể phát huy năng lực của mình; Khuyến khích và giúp đỡ nhân viên tiếp cận những cơ hội thích hợp.
• Tránh đe dọa về sự ổn định của công việc: công việc ổn định làm một mối đe dọa và là một yếu tố làm giảm động lực làm việc. Chúng ta đều biết, hầu hết mọi người không cho rằng có công ăn việc làm là một động lực làm việc nhưng đa số lại rất chán nản nếu có nguy cơ bị mất việc.
• Nêu rõ mục tiêu và nhiệm vụ: dù nhân viên có tính tự chủ cao thì công việc nhắc nhở họ về mục tiêu phải hướng tới vẫn là điều cần thiết. Có được một mục đích làm việc rõ ràng sẽ tạo ra động cơ làm việc tốt.

4. Tạo động lực làm việc cho những tình huống khó khăn: ví dụ, gặp hoàn cảnh: doanh nghiệp đang sa thải nhân viên hoặc thu hẹp quy mô hoạt động; các đồng nghiệp bị mất việc làm; tương lại của doanh nghiệp mờ mịt:

• Tìm kiếm thông tin và trong khả năng của mình, bạn đưa ra một bức tranh của công ty càng rõ ràng càng tốt bởi vì băn khoăn lo lắng thường dẫn đến những nghi ngờ và những tin đồn đại sẽ làn nhanh khi không có thông điệp nào rõ ràng từ phía công ty.
• Lạc quan đối phó với những tin thất thiệt để động viên nhân viên làm việc tốt và lên kế hoạch cho tương lai.
• Giao cho nhân viễn những công việc có ý nghĩa – điều này giúp cho họ thấy rằng khi những người khác bị mất việc thì họ lại không thiếu việc để làm – tuy nhiên đừng làm họ ngập đầu trong công việc.
• Đối với những nhân viên còn được giữ lại sau khi bạn bè và đồng nghiệp của họ đã bị mất việc, bạn lưu ý và chủ động nói chuyện với họ để loại bỏ những suy diễn tiêu cực.
• Chia sẻ với nhân viên và xây dựng mối quan hệ tương hỗ mới.
• Tôn trọng lẫn nhau.

5. Làm giàu công việc: nhằm tạo điều kiện cho nhân viên tích lũy kinh nghiệm và trau dồi năng lực. Nó bao gồm:

• Tăng sự đa dạng của các kỹ năng làm việc bằng cách tăng số lượng các nhiệm vụ phức tạp hơn cho công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Những nhiệm vụ này được thiết kế để tạo cơ hội cho nhân viên phát triển những kỹ năng và năng lực chưa được sử dụng hết. Tuy nhiên, kết quả công việc phải nhìn thấy được.
• Nâng cao tầm quan trọng của công việc: thiết kế công việc sao cho có tầm quan trọng, nghĩa là kết quả của công việc sẽ có ảnh hưởng tới những người khác (ngày nay nhiều doanh nghiệp khuyến khích nhân viên coi các đồng nghiệp như khách hàng trong công việc, và điều này phù hợp với mục đích nâng cao tầm quan trọng  của công việc).
• Xem việc giao các nhiệm vụ mới như cơ hội chứ không phải là yêu cầu. Điều này cho phép nhân viên lựa chọn sự đảm nhận nhiệm vụ nào và vào lúc nào. Nhân viên sẽ nhận được các nhiệm vụ phức tạp hơn khi họ thấy có đủ khả năng thực hiện.
• Trao cho nhân viên và các bộ phận nhiều quyền tự chủ hơn: cho phép sự linh hoạt hoan trong cách thức tiến hành, kiểm tra và phối hợp công việc. Bạn có thể đã nghe từ trao quyền, có nghĩa là người quản lý lui vào hậu trường và trao cho đội ngũ nhân viên quyền tự quản lý.
• Thiết lập các cơ chế đảm bảo thông tin phản hồi nhanh chóng và trực tiếp.
• Việc thiết kế công việc theo cách thức làm giàu công việc cần phải liên hệ tới thuyết của Maslow: người ta sẽ không mong đợi thỏa mãn những nhu cầu cao hơn nếu những nhu cầu cơ bản chưa được đáp ứng. Chú ý thuyết của Herzberg: yếu tố duy trì tùy tính tiêu tích cực mà có thể ảnh hưởng đến động lực làm việc.
• Thuyết kỳ vọng thì nhắc nhở nhà quản lý phải làm sao để nhân viên tận mắt nhìn thấy: 1. Mối quan hệ giữa nỗ lực với kết quả công việc, và giữa kết quả công việc với khen thưởng; 2. Khen thưởng là công bằng; 3. Phần thưởng có giá trị.

Sau đây là một  số việc có thể làm khi áp dụng hình thức làm giàu công việc:

1. Ủy thác công việc: theo quy trình sau đây:

• Liệt kê những công việc và trách nhiệm có thể giao cho nhân viên mà bạn thường tự làm. Đừng quên kể những công việc mà bạn chẳng bao giờ có đủ thời gian để làm.
• Đảm bảo rằng bạn đã không liệt kê những công việc không thể giao cho nhân viên – chẳng hạn như việc khen thưởng, kỷ luật.
• Khi xem xét giao việc cho từng thành viên cụ thể, hãy trả lời các câu hỏi sau: “người đó có đủ khả năng làm việc đó không? Nếu có thì liệu người đó có cảm thấy công việc được giao có thách thức hay đáng để làm không?”
• Khi giao việc bạn cần nêu rõ yêu cầu về kết quả mong muốn và huấn luyện cho nhân viên nếu cần.
• Theo dõi để đảm bảo rằng nhân viên không gặp khó khăn và công việc có tiến triển.
• Đừng sử dụng việc ủy thác như là một cách để bạn thoái thác những việc mà bạn không thích làm. Không bao giờ giao một việc mà bạn không có khẳ năng tự thực hiện.
• Giống như tất cả các cách thức làm giàu công việc cho nhân viên, các công việc được ủy quyền phải được xem như là những cơ hội; đừng biến chúng thành những yêu cầu.
• Cần phải nhớ rằng: Bạn không thể lẩn tránh tránh nhiệm đối với công việc bằng cách để cho người khác làm thay. Nói cách khác, bạn chỉ có thể ủy thác nhiệm vụ, nhưng không thể ủy thác việc chịu trách nhiệm.

2. Cung cấp thông tin phản hồi: Thông tin phản hồi trực tiếp từ công việc thường được ựa chuộng hơn thông tin phản hồi gián tiếp. Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp, nhân viên không có được thông tin phản hồi đầy đủ về công việc và họ chỉ có thể biết được tiến triển của công việc thông qua người lãnh đạo. Nhưng ngay cả khi có nhiều thông tin phản hồi trực tiếp, người ta vẫn muốn những thông tin phản hồi đó thỉnh thoảng được củng cố bởi người lãnh đạo. Nhân viên hẳn là muốn biết bạn có hài lòng với kết quả công việc của họ không. Tất cả mọi người đều muốn biết họ làm việc có tốt không và kết quả công việc của họ là gì. Họ cũng muốn thấy được kết quả công việc của họ có ảnh hưởng quan trọng như thế nào đến những người khác.
3. Góp ý có tính xây dựng: Một phản thông tin phản hồi mang tính nhận xét như: “tốt lắm – cứ phát huy nhé!” sẽ chẳng mang lại hiệu quả. Mọi người muốn biết  họ đang làm việc tốt tới mức nào chứ không chỉ đơn giản là liệu rằng họ có làm tốt hay không. Ngay cả những người nhạy cảm nhất cũng sẽ phản ứng một cách tích cực với những lời góp ý nếu chúng được đưa ra trong bối cảnh phù hợp và tế nhị. Tốt hơn hết là đưa thông tin phản hồi ngay khi biết về kết quả công việc với nguyên tắc: tế nhị, cụ thể, xây dựng, phát triển.
4. Tạo thêm nhiều cơ hội tự quyết cho nhân viên: Tuy nhiên, phải hướng dẫn kỹ, hỗ trợ và giám sát chặt chẽ để việc này thực sự mang lại kết quả tốt. Câu hỏi mà bạn phải trả lời là: “ Làm sao tôi có thể làm cho công việc của nhân viên có ý nghĩa hơn và qua đó gia tăng hiệu suất và hiệu quả của công việc của họ?”

Trích: Tạo Động Lực Làm Việc - Phải Chăng Chỉ Có Thể Bằng Tiền? - Bộ Sách Tăng Hiệu Quả Làm Việc Cá Nhân - Business Edge - Học Để Thành Công|Học Để Làm Giàu - Nhà Xuất Bản Trẻ