ỦY THÁC/TRAO QUYỀN TRONG QUẢN LÝ

1. Mô tả cụ thể những yêu cầu/mong muốn của mình về công việc sẽ trao quyền cho người khác thực hiện.
2. Yêu cầu người được trao quyền liệt kê lại những yêu cầu đó để đảm bảo họ đã hoàn toàn hiểu rõ vấn đề (vì đôi khi người được trao quyền do sợ hoặc không muốn người trao quyền nghĩ rằng họ không tập trung, không để tâm hoặc không đủ năng lực để hiểu rõ về vấn đề đó nên dù còn mập mờ, chưa thấu rõ về vấn đề nhưng họ vẫn không hỏi lại)
3. Chính vì vậy, người trao quyền phải là người đầu tiên phải nắm rõ những yêu cầu, những kết quả cần đạt được của công việc này. Chính anh phải biết rõ mình mong chờ điều gì ? Và đâu là kết quả cần có ? Chính vì thế phải luôn chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện công việc ủy quyền? Một trong những điều quan trọng là phải phân định rõ với người được trao quyền: những lĩnh vực nào được phép linh hoạt, sáng tạo và những lĩnh vực nào cần tuân theo khuôn phép định sẵn.

4. Khi giao việc, cần phải xác định cụ thể thời gian hoàn thành công việc. Mặc dù, có đôi khi, thời gian không hạn chế, muốn hiệu quả, người trao quyền vẫn phải định rõ được mốc thời gian yêu cầu hoàn thành công việc.

5. Khi giao việc, cần phải xác định cụ thể phạm vi thẩm quyền cho người thực hiện, cụ thể theo từng tình huống:

• Trong trường hợp bạn cần thu thập thêm thông tin trước khi tiến hành ra quyết định thì thẩm quyền bạn giao cho người được trao quyền là: quyền đề nghị: tức khi đó người được trao quyền sẽ: tìm những giải pháp và đề nghị tốt nhất rồi phản hồi đến bạn.
• Khi bạn muốn người khác thông báo trước khi hành động để bạn kịp thời ngăn chặn những rắc rối có thể phát sinh thì thẩm quyền bạn giao cho người được trao quyền là: quyền thông báo và khởi xướng: tức khi đó người được trao quyền sẽ: nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất, thông báo nguyên nhân chọn lựa, khởi xướng việc chọn lựa.
• Khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào khả năng của người được ủy thác công việc và khả năng rủi ro xảy ra là ở mức tối thiểu thì thẩm quyền bạn giao cho người được trao quyền là: quyền hành động: tức khi đó người được trao quyền sẽ: toàn quyền hành động đối với công việc được giao.

	Kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên
Tầm quan trọng của công việc		Cao	Trung bình	Thấp
	Cao	Thông báo và khởi xướng	Đề nghị	Đề nghị
	Trung bình	Hành động	Thông báo và khởi xướng
	Thấp	Hành động	Hành động	Thông báo và khởi xướng

6. Khi giao việc, trong giai đoạn đầu, cần phải sát sao và sâu sát kiểm tra tình hình thực hiện công việc của người được trao quyền và có những hướng dẫn, điều chỉnh, cố vấn kịp thời, hợp lý. Việc giám sát sẽ giảm dần đi theo thời gian khi mà người được trao quyền đã thuần thục công việc. Tuy nhiên, giảm đi chứ không phải là bỏ qua.

7. Khi nhân viên hoàn tất bất cứ công việc nào được giao, phải nhớ lập bản tổng kết công việc để tổng kết 3 vấn đề sau:

• Những điều đã hoàn tất tốt. = ghi nhận thành công.
• Những điều cần cải thiện. = rút kinh nghiệm.
• Những điều học được từ công việc. = rút ra bài học.

Từ đó tìm ra những điều cần rút kinh nghiệm và những điều tốt cần khen ngợi, khích lệ nhân viên. Việc này rất hữu ích khi cần đánh giá năng lực làm việc của nhân viên.

8. Áp dụng khi làm việc với sếp: khi sếp giao việc, nếu có điều gì chưa rõ: phải hỏi lại sếp ngay: phải làm rõ được 4 vấn đề sau:

• Kết quả mong đợi của công việc này là gì ?
• Thời gian cho hoàn thành công việc ?
• Phạm vi thẩm quyền để thực hiện công việc ?
• Những điểm kiểm tra, đối chiếu để đánh giá ?

Trích: Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả - Donna M.Genett, Ph.D. - Tủ sách Bí Quyết Thành Công - First News