. Tránh cách nói khiển trách
Thông thường, ngôn ngữ gián tiếp có hiệu quả hơn bởi nó tập trung vào công việc hơn là bản thân người đó. Thay vì nói" "Anh cần phải nộp báo cáo cho tôi", thì hãy nhắc nhở: "Báo cáo cần phải nộp vào ngày...". Bằng cách đó mọi người sẽ ít cảm thấy bị buộc tội hoặc truy nã.
2. Cho mọi người biết kết quả hành động của họ
Khi đồng nghiệp không hoàn thành đúng thời hạn, cho họ biết hậu quả: "Nếu anh không nộp kịp cho tôi vào ngày mai, điều đó có nghĩa là chúng ta sẽ không có thời gian để kiểm tra trước khi giao cho khách hàng". Đảm bảo rằng hậu quả liên quan tới họ, chứ không phải mình bạn.
3. Nói chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại
Sẽ dễ dàng bị hiểu lầm hoặc mang tiếng coi thường khi bạn trao đổi qua e-mail mặc dù bạn không cố ý. Sử dụng điện thoại hoặc ghé qua bàn họ để nói thẳng thắn về những vấn đề nhạy cảm.
4. Ngắn gọn
Khi thảo luận vấn đề, hãy nói đơn giản và trực tiếp. Nó sẽ giảm thiểu sự căng thẳng cho cả hai.
5. Đối xử với kẻ ca thán bằng sự khôn khéo
Bạn sẽ không thể chữa được bệnh cho người này, nhưng có thể phòng tránh. Đừng hỏi những câu hỏi mở, kể cả "Anh thế nào?". Hạn chế bằng một lời chào ngắn gọn: "Chào buổi sáng", hoặc "Tạm biệt". Và luôn tỏ ra bận rộn. Câu nói: "Xin lỗi. Tôi không có thời gian để nói chuyện với anh vào lúc này" sẽ rất có ích cho bạn.
6. Chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ
Khi bạn đi gặp sếp để trình bày về một vấn đề, lên danh sách những thứ cụ thể mà bạn muốn đề cập đến, nghiên cứu trước vấn đề để có những thông tin đúng đắn. Khi đã sẵn sàng mọi thứ, lên một cuộc hẹn, tỏ thái độ chuyên nghiệp, lịch sự.
7. Không phàn nàn
Để ý tới những gì bạn nói với mọi người ở công sở. Lý do duy nhất để khơi ra những vấn đề tiêu cực là lập kế hoạch sửa đổi chúng. Than phiền chỉ để thỏa mãn nhu cầu có thể gây ảnh hưởng không tốt tới người khác và tạo ra môi trường xấu.
8. Giải phóng cơn giận dữ
Đôi khi rất khó để vượt qua cảm giác giận dữ hoặc bị tổn thương và khó kiềm chế nhu cầu giải tỏa nó. Viết ra những gì mình cảm thấy và tự gửi e-mail cho mình, hoặc giữ tại nhà. Rồi dẹp mọi cơn giận dữ sang một bên. Nếu bạn tò mò, vài tháng sau hãy đọc lại lá thư. Bạn sẽ ngạc nhiên thấy những cảm giác này đã thay đổi thế nào.
9. Không câu nệ mọi chuyện
Nhận ra rằng lời chỉ trích về công việc của bạn không phải là lời chỉ trích về bản thân bạn, và đừng để nó phá hủy lòng tự trọng của bạn.
10. Bám sát lấy vấn đề
Trước khi bạn thảo luận một vấn đề gai góc với đồng nghiệp, viết ra những điểm chính và ghi nhớ chúng. Cho dù họ có lạc ra khỏi chủ đề và nói những thứ khó nghe, thì cũng quay trở lại vấn đề chính của mình. Bằng cách đó, bạn sẽ không bị rối rắm trong cuộc tranh cãi.
11. Không làm mọi người ngã ngửa
Đừng có gây bất ngờ cho ông chủ hoặc đồng nghiệp bằng những vấn đề nảy sinh của riêng bạn. Mọi người không thích thế và sẽ phản ứng tiêu cực.
12. Xử lý với kẻ la hét
Nói với kẻ la hét rằng cách cô ấy nói chuyện chỉ làm cho bạn thêm khó hiểu về những điều cô ấy muốn. Và hãy nói: "Tôi biết cả hai chúng ta đều luôn muốn giữ một tác phong chuyên nghiệp".
13. Chú ý tới ngôn ngữ của mình
Đừng làm cho tình huống căng thẳng thêm bằng cách miêu tả hành vi của người khác bằng những từ như thô lỗ, thiếu quan tâm và la hét. Thay vào đó, sử dụng những từ trung tính hơn như to tiếng, cộc lốc. Bạn có thể nói cô ấy có vẻ mất bình tĩnh và nôn nóng. Bạn cũng có thể tỏ sự thông cảm bằng lời nói: "Dường như anh có quá nhiều vấn đề trong đầu".
14. Đặt mục tiêu rõ ràng cho những nhân viên rắc rối
Đưa ra những điều trông chờ về hành vi của họ trong một thời hạn nhất định. Những mục tiêu này cần phải cụ thể thay vì mập mờ. Chẳng hạn, thay vì nói: "Tôi mong đợi anh sẽ thay đổi thái độ của mình", thì hãy nói: "Tôi hy vọng sẽ không còn trường hợp nào anh to tiếng với đồng nghiệp nữa".
15. Chấm dứt việc buôn chuyện
Phản ứng với những câu chuyện tán gẫu bằng cách nói: "Ồ thế à", rồi chuyển sang chủ đề khác hoặc tiếp tục công việc. Những người ngồi lê đôi mách chỉ muốn thổi phồng câu chuyện và muốn có sự chú ý của người khác để tiếp tục câu chuyện. Nếu bạn không phản ứng, họ sẽ đi chỗ khác.
16. Thân thiện nhưng không thân thiết
Bạn không cần phải tỏ ra là bạn bè thân thiết với tất cả mọi người ở nơi công sở. Rất quan trọng để có mối quan hệ thân thiện với đồng nghiệp, nhưng hãy tìm kiếm nhu cầu tình cảm trong cuộc sống thực, chứ không phải tại chỗ làm.
17. Khơi dậy những cuộc trò chuyện thân mật
Hỏi mọi người về những thứ họ thích, như âm nhạc, phim ảnh và thú vui, để giúp họ cởi mở hơn và thoải mái khi ở bên bạn. Rồi bạn có thể nói chuyện với thiện chí như: "John, tôi nhìn thấy bài báo về ban nhạc mà anh thích". Hoặc là: "Này Mary, tôi biết một nhà hàng Italy có món mì sốt cà chua tuyệt vời, tôi biết chị mê món này".
18. Giữ vững tâm khí
Một bí quyết là đừng bao giờ lên giọng. Khi lâm vào tình huống gay cấn, hãy giữ giọng ở âm lượng bình thường và hạ giọng thấp xuống một chút. Nó không chỉ giúp bạn giữ vững cảm xúc mà còn buộc người kia phải lắng nghe bạn.
19. Hào phóng lời khen
Chúng ta thường tập trung vào những điều sai trái của mọi người. Hãy cố gắng nhìn ra những điều tốt ở mọi người và ca ngợi chúng. Nó sẽ khiến mọi người cảm thấy ít bị công kích hơn.
20. Cởi mở
Khi ai đó khiển trách bạn, bỏ qua những gì bạn nghĩ về họ, tận dụng cơ hội này để tiếp nhận lời phê bình và tìm cách sửa chữa. Nó thực sự là một cơ hội để phát triển.