Series Tìm hiểu event thực tế: Những công việc cần chuẩn bị cho một buổi họp báo

Event Channel - Sự kiện họp báo có thể xem là một sự kiện khá đơn giản trong khâu tổ chức, nhưng về phần giấy tờ, pháp lý và truyền thông là cả một vấn đề với những người mới làm event. Trong serie tìm hiểu về cách thực hiện một sự kiện họp báo từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc lần này, chúng ta sẽ cùng được theo dõi từ đầu đến cuối một event họp báo qua 3 phần.
Series Tìm hiểu event thực tế của Event Channel sẽ giúp các bạn đi theo một sự kiện từ đầu cho đến cuối cùng những bài viết, hình ảnh và video clip thực tế. Qua đó, bạn sẽ hình dung rõ hơn về quy trình thực hiện các sự kiện và những khác biệt cơ bản giữa các loại hình sự kiện.
Phần 1 của series Thực hiện một event họp báo sẽ gửi đến các bạn những điều cần thiết để chuẩn bị cho một buổi họp báo.
Sau khi nhận brief từ khách hàng, chúng ta cần triển khai những công việc gì giữa một mớ bòng bong công việc chưa định hình được?

Địa điểm - yếu tố quyết định

Đầu tiên và quan trọng nhất là phải nắm thời gian và yêu cầu về địa điểm, sau đó bạn sẽ phải khảo sát những địa điểm tương ứng để tìm được một nơi phù hợp nhất đáp ứng được các yêu cầu như tiêu chuẩn (5 sao hay 4 sao), không gian, số lượng khách, quy mô chương trình, kinh phí đưa ra,...Tùy cách làm việc của bạn và bên cung cấp địa điểm, việc này mất từ 1 buổi nếu thuận lợi và đến 2 ngày nếu thời điểm bạn chọn trùng với nhiều sự kiện khác.

Họp báo tuy đơn giản trong khâu tổ chức nhưng mất nhiều thời gian

cho giai đoạn chuẩn bị

Thực hiện báo giá, kịch bản sơ bộ

Sau khi kiểm tra địa điểm vẫn available (còn trống) thì bạn sẽ yêu cầu báo giá từ bên cho thuê địa điểm sau khi đưa ra những yêu cầu liên quan như số lượng khách, loại tiệc (thông thường là teabreak) và một vài thông tin khác như thời gian set up, trang trí. Có được báo giá này, bạn tiếp tục kiểm tra giá cho các hạng mục khác liên quan đến chương trình tương tự như với giá địa điểm. Nếu bạn đã có supplier quen thuộc thì chỉ cần gửi thông tin qua và có hồi đáp nhanh chóng, sau đó chỉ việc ráp giá này vào báo giá chung, trong trường hợp bạn kĩ tính hơn thì nên thăm dò từ 2 - 3 supplier để có giá tốt nhất. Giai đoạn này thông thường mất từ 1 - 2 ngày với những người có kinh nghiệm và lâu hơn 1 chút với những người mới vào nghề.
Sau công đoạn khảo sát giá thì ta sẽ xây dựng báo giá hoàn chỉnh để gửi qua cho khách hàng. Công việc này cũng tương đối nhanh với những người đã làm lâu năm, họ lấy giá và cân đối khá nhanh giữa dự toán nội bộ và giá báo cho khách hàng. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn cần kiểm tra đi kiểm tra lại để tránh thiếu sót. Như những bài viết trước của Event Channel đã gửi đến các bạn, báo giá cần đi sát với kế hoạch chương trình để đảm bảo không bỏ lỡ chi tiết nào. Tốt nhất là sau khi làm, nên gửi cho cấp trên duyệt rồi mới chuyển qua cho khách hàng.
Báo giá nên được tiến hành song song với kịch bản sơ bộ, vì thông thường một buổi họp báo thì sẽ không có bản kế hoạch (trừ một số chương trình có lauching đặc sắc), nên việc xây dựng một kịch bản sơ bộ để rồi từ đó phát triển các chi tiết sẽ rất quan trọng. Nếu được, có thể gửi cả kịch bản sơ bộ này cho khách hàng để họ biết được bạn đang nắm chương trình tới đâu, sau đó họ sẽ bổ sung hay chỉnh sửa các chi tiết. Giai đoạn này lấy thêm quỹ thời gian của bạn từ 2 - 3 ngày nữa.

Hợp đồng, cam kết

Bước tiếp theo sau khi báo giá và nội dung chương trình được thông qua là phần soạn hợp đồng và các giấy tờ liên quan khác. Phần hợp đồng của event thông thường được bộ phận hành chính phụ trách, bạn chỉ cần gửi các thông tin cần thiết để họ soạn hợp đồng. Tuy nhiên, có một số công ty thì công việc này được giao cho ngườip hụ trách event làm, trong trường hợp bạn chưa có kinh nghiệm làm hợp đồng, có thể tham khảo trong mục tài liệu tham khảo của Event Channel. Hợp đồng được soạn sẽ được hai bên ký duyệt và khách hàng sẽ chuyển khoảng 50% giá trị hợp đồng (tùy thỏa thuận). Đến giai đoạn này là chính thức xúc tiến mọi công việc.
Đầu tiên là các hạng mục thiết kế: thiệp mời, banner, backdrop, standee,... Những hạng mục này cần nhiều thời gian nhất vì phải đưa qua cho khách hàng duyệt rồi chỉnh sửa. Có khi việc chỉnh sửa này kéo dài cho đến phút chót lúc in ấn các hạng mục. Nhưng lưu ý ưu tiên thiệp mời phải được in trước.

Giấy tờ, thủ tục:

Về giấy tờ, cần các loại như sau: Kịch bản tổng thể, kịch bản chi tiết, kịch bản MC, danh sách khách mời họp báo, danh sách các báo đài cần mời, bản thông cáo báo chí, checklist chương trình, timeline và phần phân chia các đầu việc giữa agency và client, hợp đồng giữa agency và các suppliers.
Một mặt lo giấy tờ, một mặt bạn phải triển khai mời các bên báo đài để kịp cho chương trình, gửi thiệp mời hoặc thư mời cho các báo đài, sau đó phải gọi điện thoại để confirm với họ. Cân đối thời gian cho phép của bạn để sắp xếp việc này từ lúc gửi cho đến lúc confirm, nhưng thông thường vào khoảng trên dưới 10 ngày.
Từ kịch bản tổng thể, bạn phải phát triển thành kịch bản chi tiết và MC script (xem thêm Viết kịch bản cho chương trình tổ chức sự kiện). Ngoài ra, bạn còn phải viết thông cáo báo chí cho sản phẩm/dịch vụ của khách hàng, đa số thông tin khách hàng sẽ cung cấp nhưng bạn cũng cần triển khai ý sao cho khoa học và đầy đủ, nội dung trau chuốt, đặc biệt là không được sai sót vì sau buổi họp báo sẽ có vài chục đầu báo đăng tin, chỉ cần sai sót 1 chỗ thì bạn cứ vậy mà nhân lên.

Khách mời

Nếu như khách hàng của bạn phụ trách luôn khách mời thì sẽ rất đỡ, còn không, bạn phải lo in thiệp trước ít nhất 1 tuần + viết thiệp + bỏ phong bì + gửi thiệp + gọi điện thoại confirm. Công việc này chiếm rất nhiều thời gian và công sức của bạn, cho nên thống nhất với khách hàng ngay từ đầu, không nên để tới lúc triển khai rồi mới lập cập, dễ dẫn đến sai sót.

Các hạng mục khác

Tuyển nhân sự như lễ tân, MC, làm việc với ca sĩ, theo dõi các hạng mục in ấn, thông tin với nhà cung cấp địa điểm về các sự thay đổi, đặt hoa tươi, âm thanh ánh sáng, máy chiếu màn chiếu, in ấn các loại giấy tờ phục vụ cho buổi họp báo, in thẻ đeo ban tổ chức,... những công việc này nếu không có checklist và timeline dễ khiến bạn bị quay mòng và đuối sức. Nhưng bạn hãy yên tâm là khâu chuẩn bị càng kĩ thì đến lúc event chạy bạn lại càng nhẹ nhàng.

Trên đây là một số đầu công việc chính chuẩn bị cho sự kiện họp báo. Phần 2 sẽ gửi đến các bạn những hình ảnh thực tế cho Công việc set up một buổi họp báo tại hiện trường. Cùng đón xem trong phần tiếp theo.

PHƯƠNG THANH

Posted in: Quảng Cáo