Nguyên lý kế toán - Chứng từ kế toán và kiểm kê

1.1. Khái niệm và ý nghĩa kinh tế, pháp lý của chứng từ kế toán

Chứng từ là loại giấy tờ, vật mang tin (đĩa vi tính, đĩa CD) dùng để minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Kế toán căn cứ vào nội dung chứng từ để phân tích, ghi chép vào sổ sách kế toán.

Ví dụ: Phiếu chi, Phiếu thu, Hóa đơn bán hàng,.. Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng thanh toán lương,… Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,…

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ kế toán xác minh mới bảo đảm tính pháp lý.

Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý. Nội dung chứng từ phải có đầy đủ các thông tin: Tên, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, đơn vị lập, đơn vị nhận chứng từ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chỉ tiêu số lượng, giá trị của nghiệp vụ, chữ ký của những người liên quan: người nộp tiền, người nhận tiền, người nhận hàng, người giao hàng, người phụ trách đơn vị…

Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ

1.2. Phân loại chứng từ

 Chứng từ kế toán được phân thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

 - Chứng từ gốc là là loại chứng từ được lập ngay lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành.

- Chứng từ ghi sồ được du khối lượng ghi chép của kế toán.

1.3 Trình tự xử lý chứng từ

Trình tự xử lý chứng từ bao gồm các bước:

- Kiểm tra chứng từ.

- Luân chuyển chứng từ.

- Bảo quản chứng từ.

2. Kiểm kê

2.1. Khái niệm

Kiểm kê là phương pháp kiểm tra trực tiếp, tại chỗ số hiện có của các loại tài sản nhằm đối chiếu với số liệu do kế toán cung cấp. Khi kiểm kê có thể xảy ra các trường hợp:

Thừa trong kiểm kê: Số liệu kiểm kê > Số liệu kế toán

Thiếu trong kiểm kê: Số liệu kiểm kê < Số liệu kế toán

2.2. Phân loại kiểm kê

Theo phạm vi kiểm kê có thể chia thành hai loại:

- Kiểm kê từng phần: là việc kiểm kê chỉ thực hiện cho một loại hoặc một số loại tài sản ở doanh nghiệp.

- Kiểm kê toàn phần: là việc kiểm kê thực hiện cho tất cả các loại tài sản trong doanh nghiệp.

Theo thời gian tiến hành kiểm kê cũng chia thành hai loại:

- Kiểm kê định kỳ: là việc kiểm kê có xác định thời gian trước để kiểm kê, tùy theo loại tài sản mà xác định thời gian khác nhau như tiền mặt phải kiểm kê của mỗi ngày, nguyên vật liệu phải kiểm kê hàng tháng.

- Kiểm kê bất thường: là việc kiểm kê không xác định thời gian trước mà xảy ra đột xuất khi phát hiện dấu hiệu sai phạm hoặc mất mát tài sản trong doanh nghiệp.

2.3.Phương pháp

- Kiểm kê theo phương pháp trực tiếp: cân đong, đo đếm

- Kiểm kê theo phương pháp kiểm nhận đối chiếu,…

2.4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm kê của doanh nghiệp vì trước tiên bắt buộc,  kế toán phải là một thành viên chủ yếu trong ban kiểm kê và sau đó giải quyết những khoản chênh lệch tài sản trên biên bản kiểm kê.

Trước khi kiểm kê, kế toán căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch kiểm kê.

Trong khi kiểm kê, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép trên biên bản kiểm kê, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán với biên bản kiểm kê để xác định khoản chênh lệch tài sản trong doanh nghiệp.

Sau khi kiểm kê kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiến giải quyết của lãnh đạo mà ghi chép điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán.

Nguồn: Giáo trình NLKT đại cương

Posted in: Kinh tế Học,Nguyên lý kế toán