6 kỹ năng cần thiết của một quản lý truyền thông nội bộ giỏi

Trong suy thoái kinh tế, nhằm tăng cường sự đoàn kết và tăng hiệu suất lao động, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm hơn tới việc phát triển truyền thông nội bộ. Có được một giám đốc truyền thông nội bộ giỏi sẽ quyết định nhiều đến thành bại của doanh nghiệp. 6 kỹ năng sau đây sẽ giúp một giám đốc truyền thông nội bộ làm được điều này. 

1. Kỹ năng phân tích vấn đề sâu sắc

Bạn phải là người phân tích rõ nhất về các vấn đề (ảnh minh họa)

Trong cuộc họp, khi cấp trên đưa ra quyết định quan trọng về chiến lược sản phẩm hay kế hoạch triển khai chiến dịch truyền thông… Mọi người có thể thấy rõ sự không khả thi của quyết định đó, nhưng họ vẫn nói "có". Bạn phải là người có can đảm đi ngược lại để nói "không" và chỉ ra những điều còn chưa “ổn” trong kế hoạch đó. Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất của một giám đốc truyền thông nội bộ hiệu quả. Điều này nghe có vẻ không bình thường, nhưng sự thực, một giám đốc truyền thông nội bộ phải là người có tố chất đặc biệt và hiểu biết sâu sắc mọi vấn đề, lĩnh vực hơn nhiều người, đặc biệt, họ luôn phải là người lường trước được các tình huống xảy ra đằng sau các kế hoạch đưa ra.

2. Kỹ năng của người quản lý

Thông thạo về các phòng ban, bộ phận trong đơn vị. Biết các phòng ban trong công ty, không có nghĩa là bạn đọc và nắm sơ qua các thông tin như: Tên, trụ sở chính, và thông tin liên lạc qua danh bạ công ty. Bạn cần  phải hiểu rõ một cách sâu sắc chức năng nhiệm vụ, thậm chí cả vấn đề nhân sự, mặt mạnh – yếu của các phòng trong công ty. Không ai khác, chính bạn sẽ là người có những sáng kiến, hoặc quyết định cho các hoạt động truyền thông nội bộ. Nếu không hiểu sâu sắc các phòng ban bạn sẽ sớm thất bại khi đưa ra kế hoạch cho các hoạt động này

3. Kỹ năng đánh giá

Hiểu rõ đối tượng truyền thông. Bạn cần hiểu các thành viên trong doanh nghiệp bạn là ai, trình độ nhận thức, mong muốn và tâm tư của họ. Khi tìm hiểu thực tế để thực hiện các sự kiện nội bộ trong công ty bạn cần ghi chép lại tỷ mỉ các chi tiết để đảm bảo độ chuẩn xác, có tính thuyết phục của thông tin. Các sự kiện nội bộ, các bài viết trên bản tin, hay các clip bạn phụ trách cần có ý nghĩa nhất định, lấy các thành viên trong công ty làm trọng tâm phản ánh, hoặc ít ra đó cũng phải là những thông điệp đưa ra mang tính định hướng, hoặc mang tính chất gợi mở khiến họ phải suy nghĩ, cảm nhận từ đó, tự giác thúc đẩy chính hành động của mình.

4. Kỹ năng thuyết phục

Thường xuyên lặp lại các thông điệp như nhân viên mới nghe tới lần đầu (ảnh minh họa)

Lặp lại các thông điệp truyền thông một cách thường xuyên. Bí quyết để thành công là phải dựa trên các giá trị cốt lõi và xây dựng những hoạt động có thông điệp rõ ràng, sau đó tiếp tục nhắc lại các thông điệp đó trong quá trình thực thi. Trên thực tế, một số cán bộ quản lý cấp cao và cấp trung khi nhận được thông điệp 1 – 3 lần, họ bắt đầu thấy “cũ”, nhàm chán và không muốn tiếp tục nhắc lại. Tuy nhiên, bạn là người vẫn kiên định và phải bền bỉ truyển tải thông điệp đó tới các nhân viên như thể lần đầu tiên họ biết đến đẻ thuyết phục họ thực hiện hiệu quả thông điệp đó.

5. Kỹ năng thông tin

Đa dạng hóa thông tin nhưng phải nhất quán trong nội dung.  Ngoài việc lặp đi lặp lại thông điệp nhiều lần, bạn cũng cần đa dạng hóa hình thức truyền tải thông điệp, tạo ra sự hấp dẫn mới mẻ cho thông tin, nhưng đừng quên một điều, thông điệp bạn đưa ra phải luôn nhất quán về nội dung. Bạn phải luôn được coi là người cung cấp thông tin đầu nguồn và đáng tin cậy nhất.

6. Kỹ năng làm việc nhóm

 Là người có năng lực nhưng bạn không thể tự mình làm hết việc, đặc biệt truyền thông nội bộ liên quan đến nhiều khâu, đoạn và các công việc tỉ mỉ. Vì thế, bạn cần quan tâm xây dựng đội ngũ nhân sự cho phòng truyền thông, cũng như các đối tác, nhà thầu dịch vụ trong lĩnh vực truyền thông – những người sẽ giúp đỡ bạn trong các sự kiện lớn cũng như  giúp bạn đạt được mục tiêu truyền thông lâu dài mà bạn đặt ra.

Trùng Dương (biên dịch theo theo businesstips.ph)

Posted in: Kỹ Năng