Truyền thông nội bộ và những phương tiện hiện đại

Truyền thông nội bộ hiện đang được coi là vũ khí lợi hại của nhiều doanh nghiệp trước cơn bão suy thoái, bằng việc gắn kết và động viên các thành viên nỗ lực hướng đến mục tiêu chung. Tuy nhiên, việc không chú trọng sử dụng các công cụ, phương tiện hiện đại đã làm hạn chế hiệu quả của truyền thông nội bộ.

Các phương tiện hiện đại giúp cho truyền thông nội bộ nhanh chóng và hiệu quả hơn (ảnh minh họa)

Truyền thông “mặt đối mặt”

Tôi chơi thân với cô bạn làm tại một tạp chí ngành, một ngành khá lớn. Có điều rất đặc biệt là mỗi lần ra ngoài tác nghiệp, cô luôn bồn chồn và thường vội vã trở về tòa soạn ngay sau khi sự kiện kết thúc với lý do: “Mình phải về còn nộp bài cho sếp”. Cô giải thích: Trưởng phòng của cô không biết sử dụng mail, vì thế, cô phải có mặt tại tòa soạn viết và in bài ra nộp trực tiếp cho sếp. Trước thắc mắc của tôi về việc giao dịch trong quan hệ với đối tác, bạn tôi chia sẻ: Sếp mình vẫn đưa các-vi-dít bình thường, thậm chí còn "bồi" thêm câu: "Có thông tin gì cứ gửi vào email cá nhân, mình sẽ xem xét”. Nhưng rồi chẳng bao giờ sếp mở mail, chỉ đơn giản là sếp không biết mở mail. Khi nào có người lâu không thấy phản hồi sốt ruột gọi điện lại, thì sếp sẽ gọi nhân viên, bảo mở mail in thông tin cho sếp đọc, rồi lại "chỉ đạo" nhân viên phản hồi mail.

Tại Việt Nam hiện nay, một số lượng không nhỏ các doanh nghiệp, thậm chí trong nhiều bộ, ban ngành vẫn đang giữ nếp truyền thông nội bộ theo kiểu “mặt đối mặt” khi: Giao việc, thông báo, đôn đốc công việc hay nhắc nhở điều chỉnh hành vi của cấp dưới. Sếp cần chỉ đạo hay truyền đạt gì đó, cứ ra lệnh triệu tập cuộc họp hoặc nhấc điện thoại gọi "Lên phòng tôi có việc”.

Viết là “gánh nặng” của nhiều người, bởi không thể diễn đạt được ý, nên luôn cảm thấy viết email rất mất thời gian và... nhức đầu. Kỹ năng nói chuyện và truyền đạt bằng lời cũng là điểm yếu của khá nhiều nhà quản lý hiện nay. Hầu hết trong trường hợp phát biểu trước cử tọa, các sếp thường cầm giấy đọc nội dung do người khác soạn sẵn. Các buổi họp nội bộ công ty buồn tẻ, nặng nề một phần lớn do sự hạn chế kỹ năng này của người điều hành... Khi giao tiếp hạn chế, mối quan hệ giữa các thành viên trong doanh nghiệp sẽ khô cứng, đơn điệu, thiếu thân thiện và sự chia sẻ, ảnh hưởng đến việc "nhận” và "cho" các giá trị tinh thần.

Các tiện ích truyền thông hiện đại

Trong hầu hết các doanh nghiệp nước ngoài, hay liên doanh, mạng email và chat nội bộ được sử dụng thường xuyên và liên tục mỗi ngày. Thói quen đã trở thành cố hữu của nhiều nhân viên là bắt đầu ngày làm việc bằng kiểm tra email và đọc website, bản tin điện tử của công ty để xem thông báo mới. Triển khai, kiểm tra tiến độ công việc, chỉ đạo mới hoặc nhắc nhở lưu ý từ cấp quản lý, cũng như trao đổi tình hình, đề xuất của nhân viên được phản hồi qua email nhanh chóng, dễ dàng, đầy đủ và thống nhất đến nhiều người cùng lúc.

Một số tiện ích lớn khác của hình thức truyền thông này là chi phí rẻ và cập nhật, linh hoạt về thời gian. Chính thói quen đó giúp các sếp có thể điều hành công việc từ xa, khi đi công tác, hoạt động bên ngoài văn phòng, mà vẫn nắm được đầy đủ tình hình ở công ty.

Tuy nhiên, một nguyên nhân khá phổ biến là khi sử dụng các thiết bị và áp dụng những tiện ích mới của công nghệ thông tin, thì chính nhưng hạn chế trong kỹ năng nói, viết của nhiều nhà lãnh đạo lại bộc lộ rõ nét nhất. Chính những lỗi kỹ thuật tưởng như nhỏ lại gây ra hậu quả lớn, ví dụ, nhiều trường hợp phạm lỗi chính tả trong văn bản dẫn đến sự hiểu lầm đáng tiếc trong quản lý điều hành, cũng như quan hệ với đối tác kinh doanh, dùng từ đa nghĩa, khiến có sự hiểu sai về ngôn từ cũng có thể làm mất đoàn kết trong tập thể…

Sự ngần ngại trong việc cải tiến, thay đổi công cụ truyền đạt, quan điểm chưa đúng trong việc đánh giá tầm quan trọng của các công cụ truyền thông hiện đại, cùng với những hạn chế trong nhận thức, kỹ năng văn phòng cơ bản đã khiến nhiều doanh nghiệp không thể khai thác được triệt để các công cụ này, mà vẫn trung thành với các phương cách truyền thông nội bộ "cổ xưa" một cách “bất cập”.

Sử dụng các phương tiện hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông

Ở nhiều nước trên thế giới, việc thuyết trình các bài viết do chính mình viết và thể hiện đã trở thành môn học bắt buộc. Điều này đã hỗ trợ đắc lực kỹ năng mềm cho sinh viên sau khi tốt nghiệp đại học ra trường làm việc.

Tại Việt Nam, các kỹ năng này đến nay đã có ở một số cấp học, tuy nhiên còn mang tính khuyến khích nhiều hơn là bắt buộc. Điều này thể hiện rất rõ khi tốt nghiệp đại học, nhiều sinh viên chưa từng thuyết trình trước đám đông lần nào, nhiều cán bộ tại cơ quan nói trước tập thể còn xấu hổ, nói vấp, lắp bắp, hay chưa biết soạn thảo một văn bản mạch lạc, hoàn thiện.

Để tạo môi trường văn hóa doanh nghiệp sinh động, nâng cao hiệu quả truyền thông, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo cần phải đối diện với vấn đề, cần có những tư duy mới, có "tầm" hơn, cần nhanh chóng cải thiện, nâng cao các kỹ năng truyền thông cho doanh nghiệp qua một số gợi ý sau:

- Đừng xem việc bỏ thời gian để viết email cho nhân viên là lãng phí. Ngược lại, đó là một cách tiết kiệm thời gian và truyền thông hiệu quả.

- Xây dựng cách chia sẻ trong công ty. Trong đó, email và chat khiến người ta dễ chia sẻ hơn những khi "mặt đối mặt". Các sếp sẽ dễ dàng nhận được phản ánh, khiếu nại, tâm sự của nhân viên qua email hơn là nghe họ trình bày trực tiếp trong cuộc họp.

- Xây dựng và quảng bá thói quen này đến nhân viên trong công ty và các sếp phải là những người cởi mở trước. Hãy đặt câu hỏi xem liệu mình đã có trong tay địa chỉ email của tất cả nhân viên; đã tổ chức được mạng email và liên lạc nội bộ; có xem email là một trong những kênh giao tiếp chính hay vẫn còn cảm giác nó quá "ảo” thiếu tính thiết thực?

- Cải thiện kỹ năng viết.

Diệu Thảo

Posted in: Suy Ngẫm