Quản trị sản xuất - Hoạch định tổng hợp

Khái niệm:

Hoạch định tổng hợp (hoạch định các nguồn lực) là kết hợp việc sử dụng các yếu tố sản xuất một cách hợp lý vào quá trình sản xuất nhằm đảm bảo sản xuất ổn định chi phí sản xuất thấp nhất và sản lượng hàng tồn kho tối thiểu.

Đối tượng và phạm vi của hoạch định tổng hợp

           Đối tượng của hoạch định tổng hợp là sự biến đổi khả năng sản xuất, đó chính là khả năng của một hệ thống sản xuất cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ cho thị trường. Khả năng sản xuất của hệ thống này phụ thuộc vào nhiều yếu tố sau:

           Khả năng sản xuất của nhà xưởng và máy móc thiết bị: tuỳ thuộc vào điều kiện khác nhau của hệ thống máy móc thiết bị và nhà xưởng cho những khả năng sản xuất nhất định. Khả năng sản xuất này người ta thường gọi là năng lực sản xuất. Như vậy năng lực sản xuất được hiểu như là khả năng sản xuất của hệ thống máy móc thiết bị và nhà xưởng trong điều kiện kinh tế kỹ thuật và tổ chức sản xuất nhất định. Khả năng sản xuất của lực lượng lao động ở đơn vị hiện có; Khả năng làm thêm giờ của công nhân lao động; Khả năng liên kết hợp đồng với các đơn vị bên ngoài; Sự chuẩn bị sẵn sàng về vật tư, nguyên liệu cho sản xuất,...

Mục tiêu của hoạch định tổng hợp

            Mục tiêu của hoạch định tổng hợp là phát triển kế hoạch sản xuất hiện thực và tối ưu. Tính hiện thực của kế hoạch thể hiện ở chỗ các kế hoạch phải nhằm vào việc đáp ứng nhu cầu khách hàng mà đơn vị muốn phục vụ trong khả năng của họ. Tính tối ưu là bảo đảm việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị. Tính tối ưu mặc dù rất khó đạt được, song hoạch định tổng hợp ít nhất cũng phải đảm bảo sử dụng hợp lý đến mức có thể được và giữ các khoản chi phí ở mức thấp nhất

Sự cần thiết của hoạch định tổng hợp

            Giữa sản xuất và nhu cầu dự báo luôn có sự sai lệch: Một là, sai lệch về thời gian giữa nhu cầu dự báo và sản xuất thực sự, sản phẩm hay dịch vụ chỉ gặp nhau thật sự sau một khoảng thời gian cần để sản xuất, bao gói, bóc dỡ, vận chuyển, giao hàng,... Hai là, các nhu cầu dự báo có thể biến thiên với những dao động lớn dẫn đến việc cần phải cân nhắc mức sản xuất đáp ứng nhu cầu hiệu quả. Điều này làm cho mức sản xuất có độ lệch nào đó so với nhu cầu dự báo.Do đó, để có thể chuẩn bị mức sản xuất đáp ứng nhu cầu một cách chủ động, đơn vị cần phải có kế hoạch trong tương lai. Tuỳ theo đặc tính biến đổi của nhu cầu, tuỳ từng loại sản phẩm mà khoảng thời gian cụ thể cho yêu cầu hoạch định có độ dài khác nhau.

Các kế hoạch trong hoạch định tổng hợp:

Kế hoạch thay đổi mức dự trữ

Theo kế hoạch này, nhà quản trị có thể tăng mức dự trữ trong giai đoạn nhu cầu thấp để cung cấp trong giai đoạn có nhu cầu cao hơn khả năng sản xuất của đơn vị.

Ưu điểm:

- Quá trình sản xuất được ổn định.

- Không có những biến đổi bất thường.

- Đáp ứng thoả mãn nhu cầu khách hàng.

- Dễ dàng cho việc điều hàng sản xuất.

Nhược điểm:

- Chi phí cho việc tồn trữ lớn như: chi phí thuê hoặc khấu hao kho, chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt mất mát, chi phí cho các thiết bị kho hoạt động trong suốt thời gian dự trữ, đặc biệt là chi phí về vốn để dự trữ hàng hóa.

- Hàng hoá có thể bị giảm sút về chất lượng, khó thích ứng với nhu cầu khách hàng thay đổi.

Kế hoạch làm thêm giờ.

Theo kế hoạch này, đơn vị có thể bổ sung nhu cầu thiếu hụt trong các giai đoạn có nhu cầu tăng cao bằng cách yêu cầu công nhân làm thêm giờ, nhưng không thuê thêm công nhân. Đơn vị cũng có thể cho công nhân của mình tạm nghỉ ngơi trong các giai đoạn có nhu cầu thấp mà không phải cho thôi việc. Tuy nhiên, khi nhu cầu tăng quá cao, việc huy động công nhân làm thêm giờ là rất khó khăn và phải gánh chịu các khoản chi phí làm thêm giờ tăng cao, đồng thời khả năng làm thêm bị giới hạn về độ dài của ngày lao động. Ngược lại khi nhu cầu xuống quá thấp, đơn vị cho công nhân tạm nghỉ đó là một gánh nặng.

Ưu điểm:

          - Giúp đơn vị đối phó kịp thời với những biến động của thị trường.

 - Ổn định được nguồn lao động; Tạo thêm việc làm tăng thu nhập cho người lao động. 

- Giảm được các khoản chi phí liên quan đến đào tạo, huấn luyện, học việc,...

Nhược điểm:

            - Chi phí trả lương thêm giờ tăng cao.

          - Không đảm bảo sức khỏe cho người lao động, công nhân mỏi mệt dễ sai sót trong quá trình sản xuất dẫn đến sản phẩm nhiều khuyết tật.

Kế hoạch thay đổi lượt lao động theo mức nhu cầu.

      Nhà quản trị theo đổi kế hoạch này sẽ thường xuyên đánh giá lại nhu cầu về lao động của đơn vị mình. Đơn vị sẽ quyết định thuê thêm lao động khi cần và sẵn sàng cho thôi việc khi không cần.

Ưu điểm:

              - Tránh rủi ro do sự biến động quá thất thường của nhu cầu.

               - Giảm được chi phí cho việc tồn trữ hàng hoá, chi phí làm thêm giờ.

Nhược điểm:

             - Chi phí cho việc tuyển dụng và thôi việc lao động tăng cao.

             - Đơn vị có thể mất uy tín do thường xuyên cho lao động thôi việc.

           - Năng suất lao động thấp do thôi việc nên công nhân có tâm lý lo lắng, mệt mỏi.

Kế hoạch sử dụng công nhân làm bán thời gian.

Để giảm bớt các thủ tục hành chính phiền hà và tận dụng nguồn lao động không cần có kỹ năng trong sản xuất, đơn vị có thể sử dụng kế hoạch công nhân làm bán thời gian. Kế hoạch này đặc biệt áp dụng có hiệu quả đối với các đơn vị làm dịch vụ như: bốc xếp, vận chuyển hàng hoá, cửa hàng kinh doanh, siêu thị,...

Ưu điểm:

             - Giảm bớt thủ tục, trách nhiệm hành chính trong sử dụng lao động.

           - Tăng được sự linh hoạt trong điều hành để thoả mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng.

            - Giảm được những khoản chi phí liên quan đến sử dụng lao động chính thức như: bảo hiểm, phụ cấp,...

Nhược điểm:

            - Chịu sự biến động lao động rất cao. Có thể lao động bỏ dở công việc giữa chừng khi có đơn vị khác mời chào hấp dẫn hơn, vì họ không có sự ràng buộc về trách nhiệm.

             - Năng suất lao động thấp, chất lượng sản phẩm có thể giảm hoặc không cao như mong muốn.

             - Điều hành sản xuất khó khăn.

Kế hoạch tác động đến nhu cầu.

      Trong trường hợp nhu cầu thấp, đơn vị có thể thực thi kế hoạch tác động đến nhu cầu bằng các hình thức khác nhau như: Tăng cường quảng cao, khuyến mãi, tăng số lượng nhân viên bán hàng, mở rộng hình thức bán hàng. Áp dụng hình thức bán hàng theo khối lượng mua. Chính sách giảm giá,...Áp dụng các hình thức trên đây có những ưu điểm và nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

- Cho phép đơn vị sử dụng hết khả năng sản xuất.

- Tăng số lượng khách hàng và số lượng hàng hoá của đơn vị.

- Tăng khả năng cạnh tranh của đơn vị.

Nhược điểm:

- Nhu cầu thường không chắc chắn và khó dự báo chính xác.

- Giảm giá có thể làm phật lòng khách hàng thường xuyên.

- Nhiều trường hợp không áp dụng được hình thức này.

Kế hoạch hợp đồng phụ

Đơn vị có thể chọn kế hoạch hợp đồng phụ với bên ngoài khi nhu cầu vượt quá khả năng sản xuất mà đơn vị không muốn tăng lao động, tăng giờ. Đơn vị cũng có thể nhận các hợp đồng phụ từ bên ngoài về sản xuất trong điều kiện năng lực dư thừa.

Ưu điểm:

- Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng trong lúc nhu cầu tăng.

- Tận dụng năng lực sản xuất khi nhu cầu thấp.

- Tạo sự linh hoạt, nhạy bén trong điều hành.

Nhược điểm:

- Không kiểm soát được thời gian, sản lượng, chất lượng trong trường hợp liên kết hợp đồng phụ để gia công.

- Chia sẻ lợi nhuận cho bên hợp đồng phụ.

- Tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh tiếp cận khách hàng, do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của đơn vị, có thể mất khách hàng.

Kế hoạch thực hiện đơn hàng chịu.

Trường hợp nhu cầu cao trong khi khả năng sản xuất của đơn vị thấp, không đủ sức đáp ứng nhu cầu thì đơn vị có thể sử dụng kế hoạch thực hiện đơn hàng chịu. Đơn hàng chịu là hình thức mà khách hàng có nhu cầu mua tiến hành đặt hàng và có khi trả tiền trước cho người cung cấp để được nhận hàng vào thời điểm mà họ cần.

Ưu điểm:

- Duy trì được khả năng sản xuất ở mức ổn định.

- Tạo ra nguồn thu nhập ổn định cho đơn vị.

Nhược điểm:

- Khách hàng có thể bỏ đơn vị để tìm nhà cung cấp khác.

- Khách hàng có thể không hài lòng khi nhu cầu không được thoã mãn.

Kế hoạch sản xuất sản phẩm hổn hợp theo mùa

Một trong những kế hoạch được các nhà kinh doanh quan tâm thực hiện là sự kết hợp sản xuất các loại sản phẩm theo mùa vụ khác nhau, để bổ sung cho nhau.

Ưu điểm:

- Tận dụng được các nguồn lực của đơn vị

- Ổn định quá trình sản xuất

- Giữ khách hàng thường xuyên.

Nhược điểm:

- Đơn vị có thể vấp phải những vấn đề vượt khỏi tầm chuyên môn của mình.

- Việc điều độ phải hết sức linh hoạt và nhạy bén.

Phương pháp hoạch định tổng hợp:

Các bước trong hoạch định tổng hợp:

- Bắt đầu với doanh số bán dự báo cho từng sản phẩm với số lượng được bán trong từng thời kỳ (thường là tuần, tháng hay quí) và kế hoạch dự phóng (thường là 6 tháng hay 18 tháng)

- Tổng hợp tất cả dự báo sản phẩm hay dịch vụ riêng lẻ thành nhu cầu tổng hợp. Nếu các sản phẩm không thể cộng được do các đơn vị không đồng nhất, ta phải qui về đơn vị đo lường đồng nhất để có thể cộng và liên kết đầu ra tổng hợp cho năng lực sản xuất.

- Biến đổi nhu cầu tổng hợp của từng thời kỳ thành lao động, vật liệu, máy móc và các phần tử khác của năng lực sản xuất cần thiết.

- Xây dựng sơ đồ nguồn lực chọn lựa cho việc cung cấp năng lực sản xuất cần thiết để hỗ trợ cho nhu cầu tổng hợp tăng dần.

- Lựa chọn một kế hoạch về năng lực sản xuất trong số những giải pháp đề ra phù hợp với nhu cầu tổng hợp và mục tiêu của tổ chức.

Nguồn : GT Lý thuyết và bài tập QTSX đại cương

Posted in: Quản trị sản xuất