Làm giám đốc là làm gì?

Hai nguyên nhân cơ bản khiến hầu hết các vị giám đốc luôn bận rộn, luôn đau đầu và stress đó là: thứ nhất, họ có quá nhiều việc phải làm dẫn đến không biết phải làm việc gì trước, việc gì sau; thứ hai, họ luôn bị bủa vây bởi một mớ bòng bong các công việc và luôn tự hỏi “đây có phải là công việc cần cho một giám đốc" hay "kia có phải là công việc mà một giám đốc phải làm…”



Tìm ra đáp án cho 2 câu hỏi trên là lợi ích lớn nhất mà chương trình PEP (Personal Efficiency Program – Chương trình quốc tế giúp nâng cao hiệu quả làm việc) mang lại cho giới quản lý và nhân viên văn phòng. Ra đời vào năm 1984 tại Thụy Điển, được chuyên gia Kerry Gleeson thiết kế và phát triển, cho đến nay, PEP đã có mặt tại 26 quốc gia trên toàn thế giới và hơn 1,5 triệu nhà quản lý, nhân viên văn phòng học tập, ứng dụng. Ở Việt Nam, những người đi làm nói chung, đặc biệt là giới quản lý dễ sa vào cái “bẫy” bận rộn, chỉ khi cuống cuồng với công việc mới khiến họ an tâm. Căn bệnh tâm lý mà hầu hết giới quản lý đều mắc phải đó là lầm tưởng rằng người quan trọng đồng nghĩa với người bận rộn, vì vậy mà họ luôn muốn nhúng tay vào mọi việc vì nghĩ rằng nhiều người cần đến họ. Những người làm quản lý vì thế chỉ chú ý đến việc đạt năng suất và  việc đúng cách mà ít khi đặt câu hỏi: “công việc đó có cần hoặc đáng làm hay không?”.

Vậy đâu là công việc “đáng làm”? Một người quản lý không cần thiết phải chạy đôn chạy đáo đi in ấn tài liệu cho chương trình. Một giám đốc nhân sự không nhất thiết phải viết bảng đề xuất văn phòng phẩm. Công việc đáng làm đối với họ là công việc mang lại giá trị cao, đóng góp vào việc hoàn thành mục đối với họ là công việc mang lại giá trị cao, đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời tương xứng với vị trí mà họ đang đảm trách. Một nhà quản lý được trả lương 1.000USD/tháng không phải để gọi điện thoại cho nhà cung cấp lấy báo giá. Công việc chính của người này là tổ chức quản lý, đào tạo, khích lệ đội ngũ đạt mục tiêu, vạch ra các kế hoạch…, nghĩa là những việc cần đến nhiều chất xám. Đây là hạn chế của giới quản lý ở nước ta: họ không biết đâu là công việc họ cần làm và đáng làm. Điểm này là vấn đề mấu chốt cần phải giải quyết ở các doanh nghiệp Việt Nam nếu muốn tạo ra một nền tảng căn bản cho sự phát triển bền vững và vượt bậc.

Tôi đã từng ngồi với một giám đốc doanh nghiệp trong lúc ông ta phải ký duyệt một khoản chi 1,5 triệu đồng để mua quà, đồng thời phải duyệt cả mẫu quà trong khi đội ngũ nhân viên ở đây lên tới con số ngàn người. Một thí nghiệm quan trọng trong chương trình PEP là xác định đâu là “hòn đá lớn” (big rock), nghĩa là xác định trách nhiệm chính của bạn trong tổ chức là gì. Hình ảnh này mô phỏng một trò chơi trong đó nếu muốn sắp xếp tất cả những viên đá lớn, cát, nước, sỏi vào một cái hũ có thể tích giới hạn thì thứ tự lần lượt phải là đá lớn, sỏi, cát rồi đến nước. Bạn sẽ gặp trục trặc ngay khi đi trái với trật tự trên!

Một ngày bạn có 8 giờ đồng hồ để làm việc trong 24 giờ mỗi ngày. Điều này cho thấy một điều rằng, mọi nguồn lực trên trái đất đều có giới hạn, chính vì thế, ở cương vị một giám đốc khôn ngoan, bạn nên định rõ đâu là “big rock” của mình, đâu là những việc ít quan trọng hơn để biết cách sắp xếp, ưu tiên và thực hiện để mang lại hiệu quả công việc cao nhất.
Lúc này, tôi nhớ đến câu nói nổi tiếng của một tác giả đồng thời là diễn giả hàng đầu thế giới về lãnh đạo - John Maxwell: “Công việc chính của người làm lãnh đạo là suy nghĩ”. Hãy nhìn lại để biết bạn đã đi đúng đường chưa!

Posted in: Quản Trị và Lãnh Đạo