Đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên (HR.PA)

I. GIỚI THIỆU

Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên là một biện pháp được sử dụng rộng rãi từ những năm 1980 khi vấn đề cạnh tranh trên thị trường trở nên gay gắt, buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu và yêu cầu trong công việc.

Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên được hiểu là: quá trình xem xét nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên, bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc.

Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như:

• Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác;
• Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm việc;
• Kích thích, động viên nhân viên thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ;
• Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức …;
• Phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp;
• Tăng cường quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới.

Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc được Trung tâm Năng suất Việt Nam phát triển dựa trên những lý thuyết cơ bản về quản lý nguồn nhân lực, cách tiếp cận quản lý bằng mục tiêu (MBO), các chỉ số KPIs (chỉ số hiệu quả trọng yếu), và trong một số trường hợp ứng dụng phương pháp 360O.

“Quản lý bằng mục tiêu”: là một quá trình chuyển đổi mục đích/mục tiêu của tổ chức thành mục đích, mục tiêu của các nhân, đây là một trong những phương quản lý và thực hiện chính sách hiệu quả nhất.

Các bước bao gồm:

• Thiết lập mục tiêu
• Hoạch định các bước công việc
• Tự quản lý
• Đánh giá, phản hồi kết quả

“Các tiêu chí hoàn thành công việc”: được xuất phát từ hệ thống các mục tiêu được thiết lập, căn cứ trên mục tiêu, và các chức năng của từng cá nhân, bộ phận để thiết lập các KPI phù hợp. Các KPI làm định hướng phấn đấu cho các cá nhân và cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành công việc.

“Phương pháp đánh giá 360 độ”: được phát triển vào đầu những năm 90 tại các nước Tây Âu, phương pháp này đề cập tới tất cả các khía cạnh của việc đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên. Ví dụ: Đối tượng đánh giá là một nhân viên X cụ thể nào đó. Xung quanh nhân viên X này có nhiều người khác cùng tham gia việc đánh giá: cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp cùng một chức vụ, nhân viên dưới quyền, khách hàng, và bản thân người nhân viên đó. Kết quả đánh giá sẽ bao gồm bản tự đánh giá của nhân viên, bản đánh giá của cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên dưới quyền… Việc phân tích so sánh các kết quả đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên cho phép “tạo dựng” một cách khách quan chân dung cá nhân được đánh giá.

II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu xác định hiệu quả công việc của nhân viên.

III. LỢI ÍCH

• Xây dựng được bộ tiêu chí hoàn thành công việc để đánh giá một cách công bằng, hiệu quả công việc của nhân viên
• Thiết lập một hệ thống đánh giá công bằng để giúp tổ chức có được hệ thống ứng xử công bằng và trả công công bằng, qua đó khích lệ được nhân viên nâng cao hiệu quả công việc và đem lại lợi ích cho tổ chức.

IV. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI

Bước 1: Thiết lập bộ tài liệu cơ bản về công việc

Bộ tài liệu cơ bản về công việc là bộ tài liệu hướng dẫn nhân viên nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Thông tin công việc gồm:

1. Mô tả công việc

2. Tiêu chí hoàn thành công việc

3. Tiêu chuẩn năng lực

4. Quy trình làm việc

Bước 2: Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá năng lực và hiệu quả công việc

Hai khía cạnh đánh giá được đề cập đến trong hệ thống tiêu chí đánh giá:

• Đánh giá hiệu quả công việc (hay đánh giá thành tích)
• Đánh giá năng lực cụ thể của từng nhân viên ứng với từng vị trí công việc theo tiêu chuẩn năng lực đã xây dựng.

Bước 3: Thiết lập phương pháp đánh giá

• Tùy thuộc vào mục đích đánh giá, có thể lựa chọn các phương pháp đánh giá thích hợp, ví dụ như: Phương pháp thang đo đồ họa
• Phương pháp danh mục kiểm tra
• Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng
• Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi
• Phương pháp so sánh
• Phương pháp bản tường thuật
• Phương pháp quản trị theo mục tiêu
• Phương pháp 360 độ
• Hoặc kết hợp các phương pháp trên

Bước 4: Thiết lập quy trình đánh giá và tổ chức thực hiện

Bước 5: Sử dụng kết quả đánh giá trong việc

• Thưởng hiệu quả
• Bố trí công việc, Hoạch định phát triển nhân viên
• Lập kế hoạch đào tạo
• Tạo động lực đạt tới mục tiêu.