Kỹ năng kiểm soát quá trình (MBP) - Kiểm soát tài liệu, hồ sơ

PHẦN III: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CỦA BỘ PHẬN
Bài giảng của: Ngo Quang Thuat

1. Phát sinh tài liệu mới.

- Lập giấy đề nghị soạn thảo tài liệu mới (theo mẫu thủ tục kiểm soát tài liệu).
- Soạn thảo tài liệu theo hướng dẫn soạn thảo tài liệu.
- Chuyển tài liệu cho các bộ phận có ý kiến (nếu tài liệu liên quan đến phòng ban khác).
- Liên hệ bộ phận HC xin mã số tài liệu.
- Trình GĐ xem xét và phê duyệt.
- Bộ phận HC photo và phân phối tài liệu.

2. Thay đổi tài liệu:

- Lập giấy đề nghị thay đổi tài liệu.
- Chuyển phòng ban khác cho ý kiến, tập hợp.
- Trình GD xem xét và phê duyệt.
- Phòng HC chỉnh sửa tài liệu hệ thống và phân phối.

3. Phân phối và huấn luyện:

- Bộ phận liên quan sẽ nhận được một bản copy tài liệu từ phòng HC. Bản copy phải có đóng dấu kiểm soát.
- Khi nhận được tài liệu, trưởng BP có trách nhiệm giải thích, huấn luyện cho nhân viên về quy trình mới.
- Trưởng bộ phận lập biên bản huấn luyện, có chữ ký của NV tham gia, biên bản huấn luyện chính phải chuyển về phòng NS lưu.

4. Danh mục tài liệu nội bộ.

- Danh mục tài liệu nội bộ bao gồm tất cả các tài liệu phát sinh trong nội bộ công ty.
- Mỗi bộ phận phải lập một danh mục tài liệu nội bộ của bộ phận mình và cập nhật danh mục tài liệu thường xuyên.



5. Tài liệu bên ngoài:

5.1 Khái niệm: Tài liệu bên ngoài là tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài.

5.2 Phân loại:

- Văn bản pháp luật.
- Tài liệu kỹ thuật của khách hàng.
- Sách hướng dẫn chuyên môn.
- Tài liệu của công ty khác…

- Tài liệu bên ngoài còn được phân làm loại có tính chất bắt buộc và tài liệu tham khảo.
+ Tài liệu có tính chất bắt buộc ví dụ như văn bản pháp luật, tài liệu kỹ thuật của khách hàng để hướng dẫn cho từng đơn hàng cụ thể. Những tài liệu này phải được kiểm soát tương tự như tài liệu nội bộ của công ty.
+ Tài liệu bắt buộc được đóng dấu kiểm soát và tài liệu tham khảo được đóng dấu tham khảo.

5.3 Kiểm soát tài liệu bên ngoài.

- Bộ phận phải duy trì một danh mục tài liệu bên ngoài với mẫu tương tự danh mục tài liệu nội bộ.
- Khi phát sinh tài liệu bên ngoài, bộ phận lập phiếu đề nghị áp dụng tài liệu bên ngoài, trình GD phê duyệt (hoặc có thể uỷ quyền phê duyệt cho TP).

PHẦN IV: KIỂM SOÁT HỒ SƠ

1. Yêu cầu:

- Xác định bằng chứng về quá trình thực hiện hệ thống tài liệu.
- Đảm bảo tính rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử dụng.
- Xác định phương pháp bảo quản, bảo vệ.
- Xác định thời gian lưu trữ và huỷ bỏ hồ sơ.
- Cách thức sử dụng.

2. Ý nghĩa:

- Giảm rủi ro khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ đột xuất.
- Thuận lợi cho quá trình bàn giao công việc.
- Truy xuất nhanh hồ sơ…

3. Phân loại hồ sơ:

- Hồ sơ trong máy/ổ cứng/server.
- Hồ sơ giấy.
- Hồ sơ trên mạng/email.
- Hồ sơ lưu trên các đĩa CD.

4. Danh mục hồ sơ.



5. Quản lý hồ sơ của bộ phận.

- Công ty phải có danh mục hồ sơ chung. Danh mục này chủ yếu nêu ra nguyên tắc quản lý các loại hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ của bộ phận nào thì bộ phận đó tự quản lý.
- Trong các loại hồ sơ, hiện nay việc quản lý hồ sơ trong máy vi tính của các công ty còn nhiều vướng mắc.