5 Mẹo quản lý thời gian hiệu quả

Chắc hẳn bạn đã từng nghe câu nói: “Thời gian là vàng bạc” hay “Thời gian là tài sản quý giá nhất”. Nhưng bạn nghĩ sao khi thời gian không được sử dụng hiệu quả? Đó có phải là sự phung phí tiền bạc của bạn không?

Do đó, hãy cải thiện cách sử dụng thời gian của bạn với các bước sau:

• Lập danh sách việc: Cuối mỗi ngày làm việc, hãy lên danh sách những công việc được ưu tiên để sẵn sàng cho ngày kế tiếp. Bước này sẽ giúp bạn có được khởi đầu tốt cho một ngày làm việc. Bằng việc sắp xếp và đặt ưu tiên công việc, năng suất của bạn đã tăng lên và tiết kiệm thời gian khá nhiều.

• Loại bỏ những yếu tố gây nhiễu như thiết lập các chế độ cài đặt để điện thoại và email không làm bạn mất tập trung khi đang làm những việc đã được lên kế hoạch trước. Hãy nhớ rằng mỗi một cuộc gọi hay một email mới sẽ phát sinh một công việc khác và khiến bạn mất đi một khoảng thời gian quý giá, cuối cùng thì không có việc nào hoàn thành.

• Sử dụng các công cụ đếm thời gian như trợ thủ đắc lực. Bạn có thể tham khảo các công cụ Pomodoro Technique (Francesco Cirillo sáng chế năm 1980), đồng hồ đếm ngược hoặc bộ đếm thời gian được tải về từ internet. Ví dụ với bộ đếm thời gian: Cài đặt thời gian trong 25 phút, làm công việc của bạn cho đến khi bộ đếm thời gian reo lên. Tiếp tục thiết lập trong 5 phút. Dùng 5 phút đó để rời khỏi nơi làm việc, khởi động và làm gì đó hoàn toàn khác như hít thở không khí trong lành, xem TV. Lặp lại quá trình này cho đến khi bạn đã làm việc được một vài giờ, sau đó nghỉ ngơi 30 phút rồi tiếp tục. Nếu cảm thấy phức tạp, bạn có thể thiết lập 40 phút làm việc – 20 phút nghỉ ngơi. Miễn là bạn tách mình ra khỏi công việc để nghỉ ngơi phục hồi. Hãy nhớ, nhất định phải DỪNG LẠI việc đang làm khi chuông reo hết giờ và nghỉ ngơi.

• Giữ tinh thần chạy nước rút. Hãy quan sát một vận động viên đối mặt với cuộc đua nước rút 100 mét. Bạn có thấy họ chỉ hướng mọi sức lực vào trong từng bước chân của mình? Hãy học hỏi tinh thần của họ, tập trung tuyệt đối vào công việc và làm với  suy nghĩ cấp bách. Bạn sẽ nâng cao khả năng làm việc của mình.  

• Tạo động cơ thúc đẩy bản thân. Khi hoàn thành mỗi mục tiêu, hãy viết nó ra một tờ giấy và xem lại vào cuối mỗi ngày làm việc. Cảm giác đạt được mục tiêu và đầu óc thư giãn sẽ là những trải nghiệm sau mỗi ngày và nó sẽ thúc đẩy bạn vui vẻ với những ngày làm việc tiếp theo.

Tóm lại, với năm bước sau:

• Lên danh sách công việc ưu tiên đầu mỗi ngày hoặc cuối ngày hôm trước.
• Quản lí những phiền nhiễu tiềm ẩn để giảm thiểu ảnh hưởng của nó với quỹ thời gian của bạn.
• Thiết lập thời gian trước mỗi khi làm việc và nghỉ ngơi ở các khoảng giữa.
• Tập trung vào một công việc trong mỗi khoảng thời gian và dừng lại khi bộ đếm thời gian reo lên.
• Ghi nhận các công việc đã hoàn thành để tự khích lệ bản thân và cảm thấy thoải mái.

Chỉ năm mẹo nhỏ nhưng sẽ làm nên sự khác biệt lớn trong hiệu suất và kết quả làm việc của bạn. Chúc bạn thành công và vui vẻ!  

Nguồn: Gordon Stevens