ĐỂ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC

1. Xác định mục tiêu: Nhận định chính xác và cụ thể mục tiêu của bạn. Bạn hãy viết ra giấy tất cả các mục tiêu đó trước khi bắt tay thực hiện.
2. Lập kế hoạch làm việc: Mỗi một phút bạn đầu tư cho việc lên kế hoạch hàng ngày có thể tiết kiệm cho bạn từ 5 đến 10 phút khi bạn tiến hành công việc trên thực tế.
3. Vận dụng quy tắc 80/20: 20% hoạt động có thể tạo ra đến 80% thành quả, vì vậy, bạn hãy tập trung mọi khả năng vào 20% hoạt động đó.
4. Tiên liệu kết quả cuối cùng: Khi đã hình dung được rõ ràng điều gì thực sự quan trọng đối với tương lai lâu dài của mình, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định hợp lý và chuẩn xác về những mục tiêu ưu tiên trước mắt. Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết định hiện thời. Hành động của ngày hôm nay thường được chi phối và tác động bởi những dự định cho ngày mai. Dự định cho tương lai càng rõ ràng và cụ thể thì ảnh hưởng của chúng lên những hành động ở thời điểm hiện tại càng mạnh mẽ và có sức thuyết phục. Khi đó, bạn dễ dàng hơn trong việc ước lượng mức độ cần thiết của một công việc hiện tại nào đó, đồng thời đảm bảo rằng công việc đó hoàn toàn phù hợp với mục đích sau cùng của bạn.
5. Xử lý hiệu quả những công việc có giá trị thấp: Bạn không có đủ thời gian để thực hiện mọi việc, nên bạn cần phải cân nhắc để tạm gác lại những công việc ít quan trọng và tập trung hơn vào những công việc thực sự có ích cho tương lai của bạn sau này. Vấn đề là bạn phải có mục đích rõ ràng và một đầu óc tỉnh táo, một óc phân tích sắc sảo để phân biệt rõ đâu là việc có giá trị thấp, đâu là những việc nhỏ mà lại quan trọng.
6. Xác định mức độ ưu tiên: Trước khi bắt đầu thực thi các nhiệm vụ trong danh sách, bạn hãy dành ít phút để sắp xếp các phần việc đó theo trình tự ưu tiên về giá trị cũng như tính cấp thiết của mỗi công việc.
7. Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu: Nếu muốn hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc, hãy lựa chọn và xác định các lĩnh vực mà bạn phải tinh thông, hiểu biết sau đó dành thời gian để nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực đó.
8. Ưu tiên cho 3 việc quan trọng nhất: Bạn sẽ không bao giờ có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc mà bạn muốn làm, nhưng bạn luôn có đủ thời gian để thực hiện những việc quan trọng nhất.
9. Chuẩn bị sẵn sàng trước khi bắt tay thực hiện: Sự chuẩn bị chi tiết và kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào việc sẽ giúp bạn tránh được tình trạng làm việc kém hiệu quả.
10. Thực hiện công việc theo từng bước: Bạn có thể thực hiện những công việc lớn lao nhất và phức tạp nhất nếu bạn kiên nhẫn hoàn thành từng phần việc nhỏ.
11. Cải thiện kỹ năng chuyên môn: Kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp của bạn càng cao thì khả năng thực hiện và hoàn tất công việc của bạn càng nhanh chóng và hiệu quả.
12. Phát huy những khả năng đặc biệt: Hãy xác định xem đâu là khả năng mà bạn thực sự thông thạo hoặc có khả năng thông thạo sau đó nỗ lực phát huy và tập trung chuyên sâu vào những khả năng đó.
13. Xác định những trở ngại chính yếu: Bạn hãy tìm hiểu để xác định những trở ngại, chủ quan lẫn khách quan, đang kìm hãm tố độ làm việc của bạn, sau đó tập trung mọi cố gắng để vượt qua những rào cản đó.
14. Tạo áp lực cho bản thân: Khi thực hiện công việc, hãy tự giới hạn bản thân một thời gian cụ thể và mang tính cấp bách. Điều này sẽ giúp bạn phát huy tối đa năng lực nhằm hoàn thành công việc kịp thời hạn.
15. Kiểm soát nguồn năng lực bản thân: Bạn thử tìm hiểu xem khoảng thời gian nào là lúc năng lực trí óc và thể chất của bạn được phát huy cao nhất, từ đó sắp xếp sao cho các mục tiêu quan trọng, cấp thiết của bạn được thực hiện trong khoảng thời gian này. Bên cạnh đó, bạn nên phân bổ thời gian nghỉ ngơi hợp lý để có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
16. Tạo động lực thúc đẩy bản thân hànhg động: Hãy là người cỗ vũ chính mình. Trong mọi tình huống, bạn đều phải tìm kiếm những khía cạnh tích cực. Khi gặp khó khăn, bạn nên tập trung tìm kiếm các giải pháp, thay vì cứ mãi băn khoăn về những trở ngại trước mắt. Hãy luôn là người lạc quan và chủ động trong cuộc sống của minh.
17. Không phụ thuộc quá mức vào công nghệ hiện đại: Hãy để công nghệ hỗ trợ bạn trong việc giao tiếp, truyền đạt thông tin hay xử lý công việc. Đừng để bạn bị biến thành “nô lệ” của công nghệ mà cố gắng kiểm soát và dừng đúng lúc.
18. Chia nhỏ công việc: Sau khi phân chia nhiệm vụ lớn và phức tạp thành nhiều phần việc nhỏ hơn, bạn hãy bắt đầu toàn bộ nhiệm vụ lớn đó bằng cách tiến hành từng phần việc nhỏ.
19. Xây dựng ý thức khẩn trương: Hãy tập thói quen thao tác nhanh chóng những mục tiêu quan trọng và xây dựng cho mình hình ảnh một con người năng động và làm việc hiệu quả.
20. Chuyên tâm với từng công việc: Bạn hãy đặt ra các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và nhanh chóng bắt tay thực hiện mục tiêu quan trọng nhất, sau đó hãy nghiêm túc làm việc không ngừng nghỉ cho đến khi công việc được hoàn thành trọn vẹn. Đây chính là phương pháp hữu hiệu để làm việc hiệu quả và phát huy tối đa năng suất lao động cá nhân.

Việc áp dụng những nguyên tắc này một cách nhất quán và thường xuyên sẽ tạo tiền đề cho tương lai thành công và rộng mở của bạn. 

Trích: Để Hiệu Quả Trong Công Việc - Brian Tracy - Nxb First News